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Nicht alles, was einem als Projekt verkauft wird, hat diesen Titel auch verdient. Der Unterschied zur Routine ist wichtig.

Nicht alles, was einem als Projekt verkauft wird, hat diesen Titel auch verdient. Der Unterschied zur Routine ist wichtig.

Ich kann es nicht mehr hören: “Wir machen da ein Projekt!” Und im nächsten Satz wird von “Zuständigkeiten” und “Abteilungen” gesprochen. Da möchte ich laut zwischenrufen: “Haltet ein, so wird das nichts!” Mein Zwischenruf kommt von Innen, von tief drin. Denn viele Dinge, die als Projekt bezeichnet werden, sind keins, und viele Projekte, die welche sind, werden nicht als Projekte geführt. Was wiederum nirgendwo hin führt, außer leider oft ins Chaos.

Wer ein Projekt macht, ein echtes, beginnt gedanklich auf der grünen Wiese. Er hat eine Aufgabe bekommen und muss diese Aufgabe lösen, das Problem beiseite schaffen. Gäbe es dafür eine Routine, einen verlässlichen Ablauf, wäre kein Projekt nötig. Ganz abgesehen davon, dass dann die Aufgabe wohl gar nicht existierte. Ein Projekt hat einen Zustand heute – die Ausgangslage – und einen Zustand morgen – das Ziel des Vorhabens. Der Weg dazwischen ist nicht definiert, nicht beschrieben, nicht organisiert. Deshalb ist es ein Projekt. In keiner Abteilung gibt es eine Aufgabenbeschreibung, die dem Projekt gerecht wird. Ganz abgesehen davon, dass es beim Projekt meist um den Zwischenraum oder die Mauer geht, die zwischen den Abteilungen steht. Die ist ebenso unnötig wie gleichzeitig im Weg. Weiterlesen »

Der Projektmanagement-Canvas erleichtert den Einstieg ins Projekt.

Der Projektmanagement-Canvas erleichtert den Einstieg ins Projekt.

Die grundlegenden Schritte beim Projektstart sind sich von Projekt zu Projekt sehr ähnlich. Allerdings erfordern die dafür verwendeten Instrumente und Vorlagen oft eine lineare Abfolge von Schritten. Die entspricht aber ganz und gar nicht dem, wie die meisten Projektgruppen diskutieren. Deshalb treibt mich schon lange die Frage, wie diese scheinbare Linearität aufgebrochen werden kann. Etwa wie bei der Moderationsmethode Dynamic Facilitation(1), die ebenfalls nicht-linear zu hervorragenden Ergebnissen führt. Idealerweise geht das einher mit einer passenden Form der Visualisierung, die hilft, die Zusammenhänge zu erkennen. Alexander Osterwalder und Kollegen haben diese Visualisierung mit deren “Business Model Canvas”(2) für Geschäftsmodelle praxisnah gelöst. Seither gibt es unter Projektmanagement-Treibenden verstärkt die Diskussion um einen Projektmanagement-Canvas(3). Die haben mich nun getrieben, meine ‘alten’ Gedanken wieder aufzugreifen und einen solchen Canvas zu entwickeln.

Der hier vorgestellte Projektmanagement-Canvas soll in der heutigen Form vor allem den Einstieg ins Projekt bis zur Projektplanung leichter machen.

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Keine Zeit zu delegieren? Schade. Für Sie. Für Ihre Mitarbeiter. Für Ihr Projekt.

Keine Zeit zu delegieren? Schade. Für Sie. Für Ihre Mitarbeiter. Für Ihr Projekt.

In wie vielen Ratgebern ist zu lesen, man solle mehr “delegieren”, Aufgaben abgeben. Und das ist auch richtig, will man nicht zum Flaschenhals für das Projektteam werden. Um dann mit dem Projekt baden zu gehen.

Aber wie man delegiert, das wird seltener verraten. Und mal ehrlich: wie viele Menschen kennen Sie, die wirklich gut delegieren können? Delegieren ist eine Kunst. Sie hat viel mit der Einstellung des Chefs zu tun, der abgeben will (und sollte). Aber auch mit dem Umfeld; besser: mit der Akzeptanz durch das Umfeld. Außerdem mit dem Vertrauen zum Mitarbeiter und dessen Fähigkeiten. Und delegieren beginnt damit, die Aufgabe(n) zu kennen, die delegiert werden können.

Projektleiter: “Keiner hilft mir!” // Mitarbeiter: “Was kann ich tun?” // Projektleiter: “…?” Weiterlesen »

"Urlaub von der Projektitis" hatten wir dieses Bild mal überschrieben. Das gilt für die Projektstruktur-Phasen-Matrix. Denn nicht jedes Projektmanagement-Instrument muss kompliziert sein.

“Urlaub von der Projektitis” hatten wir dieses Bild mal überschrieben. Das gilt für die Projektstruktur-Phasen-Matrix. Denn nicht jedes Projektmanagement-Instrument muss kompliziert sein.

Die Projektstruktur-Phasen-Matrix hat von uns zwar einen sperrigen Namen erhalten, er ist jedoch ein leichtes – wenn auch mächtiges Instrument: sie baut die Brücke zwischen der Projektstruktur und einem detailliertem Zeitplan. Als solches hat dieses Werkzeug zweierlei Einsatzzwecke:

  1. ist die Matrix bestens für kleine und mittlere Vorhaben geeignet, die zeitlich eine gewisse “Dehnbarkeit” haben, sprich: bei denen es nicht auf jeden einzelnen Tag ankommt.
  2. ist sie bei mächtigeren Vorhaben ein sehr hilfreiches Werkzeug, als greifbare Zwischenstufe auf dem Weg zu einer detaillierten Zeitplanung.

Um diese Matrix erstellen zu können, müssen zwei Dinge gegeben sein: zum einen die groben Elemente des Projektstrukturplans (PSP), zum anderen der Phasenplan mit Meilensteinen.

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“Irgendwie kommt Weihnachten doch immer so plötzlich!”

“Irgendwie kommt Weihnachten doch immer so plötzlich!”

“Irgendwie kommt Weihnachten doch immer so plötzlich!” Idepap musste schmunzeln, denn Emma hatte ein echtes Problem. Es war der Tag vor Weihnachten und irgendwie war der morgendliche Kaffeeplausch nicht so entspannt, wie Idepap es sich vorgestellt hatte. Emma hüpfte regelrecht auf ihrem Stuhl umher, ganz aufgeregt ob der Dinge, die sie noch nicht erledigt hatte.

“Arbeitest Du mit Projektstrukturplänen?” fragte Idepap mit einem mehr als frechen Grinsen. “Ach, hör mir auf mit Deinen Projektmanagement-Methoden. Dafür habe ich keine Zeit!” antwortete Emma.

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Wer auf den Berg steigt, will dort oben nicht verhungern. Gute Auftraggeber beschreiben das gesamte Ergebnis - bis man wieder unten am Berg ist.

Wer auf den Berg steigt, will dort oben nicht verhungern. Gute Auftraggeber beschreiben das gesamte Ergebnis – bis man wieder unten am Berg ist.

Im Fokus der Projektarbeit steht meist der Projektleiter. Er (oder sie) wird als zentrale Rolle wahrgenommen, auf ihm lastet die Verantwortung. Wer sich allerdings intensiver mit Projekten beschäftigt, merkt sehr deutlich, dass viele Auftraggeber von Projekten ihre eigene Rolle weit unterschätzen. Das beginnt bereits mit dem Projektauftrag.

Das muss doch der Projektleiter wissen! Warum kümmert der sich nicht?

Seit 1997 begleite ich Projektteams sowie deren Auftraggeber. Wenn sich dabei ein Muster mehr als deutlich gezeigt hat, dann der direkte Zusammenhang zwischen Projektauftrag und Projektverlauf. Viele Projektleiter wissen oft erst nach langer Zeit, was wirklich von ihnen erwartet wird und wofür sie genau verantwortlich sind. Wogegen die, die Wert auf einen präzisen Auftrag legen, einen großen Teil der Miete bereits für sich verbuchen können. Weiterlesen »

Das Denken in Abteilungen funktioniert nur dann, wenn es einen belastbaren Prozess gibt, den alle kennen. Den gibt es im Projekt erst nach der Planung.

Das Denken in Abteilungen funktioniert nur dann, wenn es einen belastbaren Prozess gibt, den alle kennen. Den gibt es im Projekt erst nach der Planung.

Wir erleben das immer wieder: sobald ein Projektauftrag diskutiert wird, werden die Abteilungen benannt, die “zuständig” sind. Damit einher geht das Verständnis, dass jemand, der “zuständig” ist, sich auch darum kümmern wird. Blöd, wenn der Betreffende davon nichts weiß, weil es sich um ein Projekt handelt, oder eine ganz andere Vorgehensweise im Kopf hat, als die Kollegen. Selbstverständlich gibt es im Unternehmen “natürliche” Ansprechpartner für eine Aufgabe, etwa aufgrund der Zuordnung zu einem Fachbereich. Allerdings bedeutet das nicht, dass diese Person auch im Projekt dafür verantwortlich ist.

Das Denken in Abteilungen funktioniert nur dann, wenn es einen Prozess gibt, der exakt regelt, was wer tun muss, und den automatisch alle Beteiligten verfolgen werden, weil sie ihn kennen. Wobei sie ihn befolgen werden, ohne dass Absprachen über die Vorgehensweise nötig sind.

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War früher erste Wahl: das Zeitplanbuch oder "der Filofax". Gutes Zeitmanagement ist jedoch erst eine Frage der Systematik, dann der Werkzeuge.

War früher erste Wahl: das Zeitplanbuch oder “der Filofax”. Gutes Zeitmanagement ist jedoch erst eine Frage der Systematik, dann der Werkzeuge.

“Es sind mehr Aufgaben, als ich in meiner Zeit bewältigen kann.” Diese Aussage werden so oder so ähnlich viele Projektleiter unterschreiben. Trotzdem gilt es mit der Flut der anfallenden Arbeit klar zu kommen. Hilfe von Kollegen oder Vorgesetzten kann man kaum erwarten: diesen Personen geht es genau so.

Dabei gilt es die Balance zu halten zwischen Phasen der Anspannung und der Entspannung. Wer nur noch macht, was er muss, dem geht bald die Freude aus. Wie also klar kommen, mit den vielfältigen Anforderungen? Werkzeuge und Apps, wie etwa “Remember the Milk” oder “OmniFocus” helfen, jedoch ist die Systematik wichtiger als das dafür eingesetzte Instrument. Die Systematik funktioniert im Zweifel mit Papier und Stift, die App nur, wenn sie systematisch sinnvoll verwendet wird.

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Im Ergebnis: Schrott.

Im Ergebnis: Schrott.

Falls Sie Ihr Projekt nicht leiden können, oder Ihren Projektauftraggeber, haben wir hier zehn todsichere Tipps, wie Sie Ihr Projekt bereits beim Projektstart ruinieren können. Je mehr Sie davon anwenden, desto besser. Weiterlesen »

Gewerke sind wichtig auf dem Bau, jedoch nicht als Projektstruktur. Die spiegelt sonst die Realität nicht wieder.

Gewerke sind wichtig auf dem Bau, jedoch nicht als Projektstruktur. Die spiegelt sonst die Realität nicht wieder.

Wenn ich Bauprojekte sehe, werde ich – aus unserer Projektmensch-Sicht – nahezu wahnsinnig. Auf dem Bau wird in Gewerken gedacht und strukturiert. “In KW XY kommen die Maurer, dann der Zimmermann.” Was für ein Unfug. Ehrlich: die gesamte Bauzeitenplanung wird dadurch wenig brauchbar. Zumindest in der Realisierungsphase. Sie stellt die Realität kein bisschen dar und damit auch nicht die anstehenden Aufgaben und Probleme, die gelöst werden müssen. Das jedoch MUSS ein guter Projektplan liefern, sonst kann ich mir die Zeit für dessen Erstellung sparen. Dann gehe ich lieber ins Schwimmbad oder lese einen guten Krimi. Die Vermischung von Projektstruktur und Ressourcen ist eine unzulässige Vereinfachung. Egal ob die HOAI das vermeintlich so vorsieht oder nicht. Weiterlesen »

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