Der Projektplan

Warum werden Ergebnisse so oft zu spät geliefert? Und was kann "man" dagegen tun?

Warum werden Ergebnisse so oft zu spät geliefert? Und was kann „man“ dagegen tun?

„Die Leute halten ihre Termine nicht! Wie kann ich meine Mitstreiter dazu bringen, pünktlich zu liefern?“ Das ist eine beliebte Frage in unseren Seminaren. Sie setzt voraus, dass es sinnvoll ist, Zwischentermine zu halten. Ist es das tatsächlich? Und worin liegt es begründet, dass die Menschen mit der Einhaltung von Abgabeterminen Schwierigkeiten haben? Darauf möchte ich gerne antworten: nein, es ist nicht notwendig alle Abgabefristen zu halten. Mangelndes Verständnis und damit mangelnde Akzeptanz für Termine sind wesentliche Gründe, warum sie nicht gehalten werden. Beide Punkte gehen miteinander einher und liefern einen Ansatz, die Sache besser zu machen.

Projektpläne sind keine Realität

Was es uns manchmal schwer macht in Projekten, ist unser Verständnis von Projektplänen. Nehmen wir den zeitlichen Aspekt als Beispiel: es ist oft so, dass wir annehmen, dass ein Plan in allen Details – sprich mit allen Zwischenterminen – zu 100 Prozent realisiert werden muss, um gut zu sein. Damit liegt der Anspruch aber zu hoch.

Ein Projektplan beschreibt, wie es gelingen könnte, die Projektziele zu erreichen. Konjunktiv! Er ist damit gleichzeitig eine Vereinbarung zwischen den Projektbeteiligten, wie vorgegangen werden soll, um die Projektziele zu erreichen.

Projektpläne basieren auf Schätzungen. Sie sind keine Realität und sollen auch keine sein. Sie helfen uns lediglich zu erkennen, wo wir falsch gedacht und falsch geschätzt haben. Aus der Abweichung zwischen Realität und Plan können wir präzise ableiten, wie wir in der jeweiligen Situation handeln müssen, um wieder in ein realistisches Szenario zu kommen. Und wir werden immer wieder und in jedem Projekt Abweichungen haben, schließlich ist niemand von uns Hellseher.

Ein Projektplan beschreibt quasi die Ideallinie. Es lohnt sich, dieser Ideallinie nahe zu kommen. Wird davon abgewichen, ist eine Korrektur nötig, die wieder dazu führt, dass die (neue) Ideallinie in Zukunft wieder eingehalten wird. Abweichungen sind der Normalfall, denn nicht alle Einflüsse sind kalkulierbar. Damit werden Projektpläne eher Hilfsmittel, weniger Kontrollinstrument.

Erst Verständnis, dann Akzeptanz, dann gute Arbeit

Selbstverständlich ist es – auch unter dieser Prämisse – hilfreich, wenn die Ideallinie gehalten wird. Die Wahrscheinlichkeit, dass Projektpläne eingehalten werden, steigt mit deren Akzeptanz. Leider erlebe ich immer wieder Projektleiter, die ihre Pläne im stillen Kämmerchen ausknobeln und diese dann mit dem Projektor an die Wand werfen. Akzeptanz darf ein solcher Projektleiter kaum erwarten, denn Akzeptanz setzt mindestens voraus, dass die, die akzeptieren sollen, den Plan auch verstanden haben. Akzeptanz ist der Schlüssel, um pünktliche Lieferungen zu erreichen.

Bleibt also die Frage, wie Verständnis und damit Akzeptanz erreicht werden können? Die Antwort ist fast schon trivial: über Beteiligung. Ein Team, das einen Projektplan gemeinsam erarbeitet hat, wird diesen immer besser verstehen, als einen Plan, der vorgegeben wurde. Kommt dann noch der Faktor dazu, dass die Beteiligung ehrlich ist, wird der Projektplan zu einer Art Vertrag des Projektteams. Das Team vereinbart darin, wie es vorgehen will, um die Ziele zu erreichen. Damit ist Akzeptanz fast schon garantiert. Ganz abgesehen davon, dass damit das Team auch eher als gutes Team zusammenarbeitet. Projektplanung als kleiner Teambuilding-Baustein.

Während viele Projektleiter auf den Projektplan selbst Wert legen, ist es oft der Prozess des gemeinsamen Planens, der den Durchbruch bringt. Die hier investierte Zeit lohnt sich insofern mehrfach, da der Aufwand für das Nachfassen von Abgabeterminen und die damit oft verbundene Umplanung deutlich reduziert wird.

Nicht alle Zwischentermine müssen gehalten werden

In Projekten ist es immer wieder gang und gäbe am Ende einer Besprechung Termine für Aufgaben zu definieren. Die leiten sich meist aus dem nächsten Sitzungstermin ab. Sie sind willkürlich gewählt. Das weiß jeder Teilnehmer, wenn dieser Fakt auch selten bewusst diskutiert wird. Damit weiß aber auch jeder insgeheim, dass es keine Konsequenzen gibt, wenn Termine nicht gehalten werden. Das liegt mit daran, dass die Konsequenzen auf das Projekt nicht sichtbar sind und viele Projektleiter ohne Macht führen müssen.

Wie also kann man die Konsequenzen von Terminverschiebungen bewusst machen? Wieder hilft die Projektplanung: wird ein Projekt sauber geplant, lässt sich daraus zum Beispiel der kritische Pfad ableiten. Basiert der auf logischen Überlegungen, wird schnell offensichtlich, welche Termine unbedingt gehalten werden müssen, um den Projekterfolg nicht zu gefährden. Andererseits wird damit ebenfalls transparent, welche Aufgaben nicht kritisch sind und deshalb innerhalb eines bestimmten Zeitraums erledigt werden können. Hier muss nicht zwingend der früheste Abgabetermin gehalten werden.

Allein sich dieser Tatsache bewusst zu sein, hilft, die Quote der pünktlich erledigten Aufgaben zu steigern. Sofern die Termine im Plan nicht willkürlich festgelegt wurden. Denn ein Zeitplan ergibt sich aus dem Projektstart-Termin sowie der Reihenfolge von Tätigkeiten und deren Dauer, nicht aus einzelnen Terminen. Mit einem Zeitplan sollen Terminvorgaben erreicht werden. Die Terminvorgaben taugen nicht als Grundlage der Planung.

Projektpläne sind Kommunikation

Gerade im technischen Bereich werden Projektpläne oft als reines Mittel der Synchronisierung von Arbeit verstanden. Deren Funktion geht jedoch weit darüber hinaus: Projektpläne sind Mittel der Verhandlung und Abstimmung. Weshalb es nicht nur darauf ankommt, wie gut ein Plan ist, sondern auch wer ihn erstellt hat. Stille-Kämmerchen-Pläne haben deshalb nur einen sehr geringen Nutzen im Verhältnis zu gemeinsam erstellten.

Gemeinsame Planung zu Projektbeginn kann man dabei schlicht als gemeinsames systematisches Nachdenken über ein Vorhaben unter Zuhilfenahme von Papier und Stift sowie auf Basis bewährter Dokumentationstechniken verstehen.

Viel Erfolg!

Ihr
Holger Zimmermann
Projektmensch.


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Foto: chris gilbert/ stock.xchng

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