Auf Nachfrage: Wie man Projekte früher abschließt.

Viel Reserve drin und trotzdem zu spät. Das geht besser.

Viel Reserve drin und trotzdem zu spät. Das geht besser.

Julian: “Was ist denn das gelbe ‘R’?”

@Julian: Das gelbe “R” steht für “Reserve”. Das ist der Teil, der in Zeitschätzungen bei herkömmlicher Projektplanung von Anfang an berücksichtigt wird. Man hat bei der Schätzung der Dauer im Hinterkopf, dass da noch Tages- und andere Arbeit neben dem Projekt zu erledigen sind. Diese Zeiten integriert man bei der Projektplanung in Form des “R” in die Schätzung, ohne diese Reserve bewusst zu machen. In jedem Projekt ist deshalb viel Reserve drin und trotzdem werden Projekte zu spät abgeschlossen. Das liegt daran, dass – auch dank “Studentensyndrom” – diese Reserve nicht genutzt werden kann. Anstatt möglichst früh zu arbeiten, machen sich die meisten Menschen erst kurz vor knapp daran, eine Aufgabe zu erledigen. “T” steht deshalb für den tatsächlichen Erledigungszeitpunkt. Die weißen Kästchen stellen das vollständige Gantt-Diagramm dar.

Diesen Effekt der Verzögerung kann man durch eine bestimmte Planungsmethode auffangen und damit Projektlaufzeiten stark reduzieren. Wie, das zeigt der untere Teil der Abbildung.

Auf dem Foto ist zwei Mal derselbe Projektplan dargestellt. Der obere Teil zeigt das Projekt mit herkömmlicher Projektplanung, der untere Teil, die mittels “Critical Chain” verkürzte Projektlaufzeit. Diese Verkürzung gelingt, wenn man nur die tatsächliche Arbeitszeit “A” im Projektplan berücksichtigt. Das kann man sich so vorstellen, als würde man einen Staffellauf organisieren. Im oberen Beispiel macht es gar keinen Sinn, früh zu starten, da der Nachfolger das Ergebnis eh noch nicht erwartet.

In der unteren Darstellung ist das anders. “Dranbleiben” heißt die Devise, da der nächste Bearbeiter bereits auf die Aufgabe wartet. Dass dabei nicht immer alles läuft wie geplant, ist klar. Die “R”-Anteile, sprich die Reserve, aus dem oberen Plan wurden aber komplett gestrichen. Deshalb hängt man nun am Projektende einen Puffer “P” dran, über den man zeitliche Risiken auffängt. Der steht allerdings allen Mitarbeitern zur Verfügung, im Gegensatz zur oberen Planungsvariante, bei der nur der jeweilige Bearbeiter die verdeckte Reserve nutzen kann.

Um über diese Methodik die Projektlaufzeit tatsächlich zu verkürzen, müssen ein paar Voraussetzungen erfüllt sein. Etwa eine ausschließlich auf Abhängigkeiten und Dauer basierte Projektplanung, die den echten Engpass in Form des kritischen Pfads aufdeckt und andere. Die Stichworte dazu stehen unten auf dem Foto.

Mich fasziniert “Critical Chain Projektmanagement” sehr, da damit unglaubliche Verkürzungen der Projektlaufzeit möglich werden. Weit mehr, als man ahnt. Das hier ist ein kleiner Ausschnitt dessen, was mit dieser Methode möglich ist. Rechnet man die Hebelwirkung früherer Projektabschlüsse durch, steht hinter kürzeren Durchlaufzeiten ein höherer Unternehmensgewinn. Denn erst mit einem abgeschlossenen Projekt hat man den Nutzen (oder das Geld), nicht mit einem laufenden Vorhaben.

Mit den besten Grüßen
Holger Zimmermann
Projektmensch.

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3 Gedanken zu “Auf Nachfrage: Wie man Projekte früher abschließt.

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