Projekten Struktur geben

Der Projektstrukturplan: Mutter aller Pläne.

Der Projektstrukturplan: Mutter aller Pläne.

Erfolgreiche Projektarbeit lebt sehr stark von der Strukturierung eines Vorhabens. Wem es gelingt, eine klare Struktur auszuarbeiten, tut sich in vielen Dingen leichter: er wird weniger vergessen, Besprechungen laufen schneller, die Kommunikation ist klarer und Verantwortlichkeiten eindeutiger. Kurz: Projekte gehen leichter von der Hand. Die gute Nachricht: mit dem Projektstrukturplan (PSP) gelingt diese Strukturierung recht einfach. Vorausgesetzt es gelingt, die Scheu vor diesem oft als kompliziert verkauften Instrument abzubauen.

Der Anfang

Zwei Dinge müssen bewusst sein bevor die Strukturierung gelingt:

  1. Die Ausgangslage muss bekannt sein
  2. Ziele müssen klar benannt sein

Denn der PSP bezieht sich auf den Weg vom Startpunkt (Ausgangslage) zum Ziel. Er beantwortet auf seiner untersten Ebene die Frage „Was ist zu tun, um ausgehend von der Ausgangslage die Ziele zu erreichen?“ Am Ende sollte daraus eine Art Checkliste hervorgehen, ein Überblick aller Tätigkeiten, die erledigt werden müssen.

Mal angenommen Sie wollen das erste Mal in ihrem Leben ein Haus bauen. Das Grundstück ist bereits in Ihrem Eigentum und Sie haben aufgebschrieben, wie Sie gerne Leben wollen. Daraus hat der Architekt bereits eine Skizze abgeleitet. (Ausgangslage) Nach Projektende wollen Sie leben und arbeiten im neuen Haus kombinieren. Auf Ihrem Grundstück steht dann ein Haus mit Bürotrakt, sämtliche Infrastruktur dazu und Sie wohnen und arbeiten dort (Projektziel). Um welche Themenbereiche müssen Sie sich kümmern?

Projektstrukturplan: Erste Ebene beschreibt Teilprojekte und beantwortet die Frage "Um welche Bereiche müssen wir uns kümmern?"

Projektstrukturplan: Erste Ebene beschreibt Teilprojekte und beantwortet die Frage „Um welche Bereiche müssen wir uns kümmern?“

Sie haben zwei wesentliche Bestandteile, die auch als Teilprojekte definiert werden können: der Umzug und das Haus als Objekt. Außerdem müssen Sie sich um das Projektmanagement kümmern.

Den Fokus lenken

Ist die oberste Ebene definiert, gilt es den Fokus auf ein Teilprojekt zu richten. Alle anderen werden ignoriert. Wieder lautet die Frage „Um welche Themenbereich müssen wir uns im Teilprojekt ‚Haus’ kümmern?“

Projekstrukturplan: Der Fokus ist wichtig - lediglich ein Teilprojekt betrachten und diesen Bereich weiter strukturieren.

Projekstrukturplan: Der Fokus ist wichtig – lediglich ein Teilprojekt betrachten und diesen Bereich weiter strukturieren.

Dieser Zyklus wiederholt sich wieder für jede Teilaufgabe innerhalb dieses Teilprojektes. So lange, bis eine Teilaufgabe so kleinteilig beschrieben ist, dass es leicht fällt, die zur Erledigung notwendigen Arbeits- bzw. Aufgabenpakete aufzuzählen.

Projektstrukturplan: Am Ende geht es darum, eine strukturierte Checkliste mit allen Tätigkeiten zu erstellen. Die würden nicht wirklich in dieser einem Organigramm ähnlichen Darstellung aufgeführt sondern in eine strukturierte Liste übernommen.

Projektstrukturplan: Am Ende geht es darum, eine strukturierte Checkliste mit allen Tätigkeiten zu erstellen. Die würden nicht wirklich in dieser einem Organigramm ähnlichen Darstellung aufgeführt sondern in eine strukturierte Liste übernommen.

Diese Struktur gilt es nun zu vervollständigen, so dass am Ende die Tätigkeiten aller Arbeitspakete bekannt sind. Ist an allen Arbeitspaketen ein Häkchen, ist das Projektziel erreicht. Die unterste Ebene in der oben dargestellten Grafik ist lediglich der Beschreibung geschuldet. Die Tätigkeiten sind eigentlich nicht mehr im Projektstrukturplan enthalten. Genau um die Tätigkeitsliste geht es allerdings, denn die können delegiert und gesteuert werden. Allerdings werden diese, etwa als Grundlage für ein Gantt-Diagramm, in eine strukturierte Liste überführt oder in Arbeitspaketbeschreibungen aufgelistet.

Mutter aller Pläne

Der PSP ist Grundlage für jegliche weitere Form der Planung; so wird daraus der Zeitplan ebenso erstellt wie die Projektkalkulation. Deshalb wird er auch als „Mutter aller Pläne“ bezeichnet. Er lebt davon dass ein Projekt immer weiter unterteilt wird. Solange bis in ihrer Bearbeitung triviale Bausteine identifiziert sind, deren Tätigkeiten leicht identifiziert werden können. Diese Bausteine sollten bewusst so detailliert sein, dass sich die Planer die Frage stellen, ob solche Banalitäten noch erfasst werden müssen. Ja, sie müssen erfasst werden, denn die Bewältigung der Vielzahl der Aufgaben ist die Kunst, nicht die Bearbeitung eines kleinen Bereichs.

Der PSP ist ein mehr als hilfreiches Werkzeug – bei großen und bei kleinen Projekten. Oft stellt sich schnell der angenehme Effekt ein, dass in Besprechungen auf Basis dieser Struktur diskutiert wird. Selbst im persönlichen Zeitmanagement ist der PSP von Nutzen: die derzeit in Bearbeitung stehenden Arbeitspakete oder Teilaufgaben werden farblich markiert und am Ende des Tages kontrolliert, ob alle darin anstehenden Aufgaben erledigt werden konnten. Das sorgt für einen entspannten Feierabend.

Ihr
Holger Zimmermann
Projektmensch


Weitere Quellen:

Nachtrag:

  • Ich wurde gefragt, wo man lernen kann, ein Projekt zu strukturieren? Die Antwort will ich auf keinen Fall vorenthalten: unter anderem hier oder in Begleitung an Ihrem Projekt. Falls Sie es bei uns lernen wollen. Schreiben Sie uns einfach eine Mail: dialog@projektmensch.com.

(1) Hierbei handelt sich um einen Affiliate-Link. Beim Kauf des Buchs über diesen Link erhalten wir einen Anteil am Verkaufserlös.

 

13 Gedanken zu “Projekten Struktur geben

  1. Ich habe nie begriffen, wie man eine WBS machen will, wenn man ja noch gar nicht weiss, wass alles auf einem zu kommt. Ich kann gerne alle Aufgaben aufzählen, die ich *aus der heutigen Sicht* für den Hausbau und den Hausbezug machen muss, aber ich werde einfach nie alle Aufgaben kennen. Einn anderes Problem ist, dass die Ziele nie abschliessend definiert werden können. Selbstverständlich werde ich am Schluss nicht ein Hochregallager wünschen, wenn mir am Anfang ein Wohn-Arbeitshaus vorschwebte. Aber während des Baus werde ich noch oft meine Vorlieben und Wünsche ändern.
    Projekte werde heute nicht mehr so gesehen, dass ihre Ziele und Aufgaben am Anfang bekannt sind. Aus heutiger Sicht „wachsen“ Projekte während ihrer Abwicklung. Ich weiss heute bloss, was ich bis morgen Abend machen muss, aber noch nicht, was übermorgen anstehen wird. Man spricht in diesem Fall von agilem oder sehr flexiblem Vorgehen. Da liegt eine WBS einfach quer in der Landschaft.

  2. Vielen Dank für Ihren Kommentar. In der Tat wird der PSP oft als nicht-dynamisches Instrument bezeichnet und somit bei agilem Projektmanagement als nicht-anwendbar betrachtet. Ich halte dies allerdings für zu kurz (oder zu weit?) gesprungen, denn der PSP hilft mir bei nichts anderem, als bei der Strukturierung meines Vorhabens. Auch bei agilem Projektmanagement muss die Gesamtheit der Anforderungen erfüllt werden, was eine Strukturierung der Anforderungen erfordert, etwa um die bei SCRUM üblichen Sprints vorzubereiten. Damit kann er gerade für diese agilen Methoden ein hilfreiches Werkzeug sein, um bei aller Agilität das Gesamtsystem im Fokus zu behalten und die Sprints geschickt aufeinander aufzubauen. Der PSP ist ein einfach handhabbares Werkzeug. Meiner Meinung nach wird der Anspruch daran oft übertrieben, vor allem was die Starrheit des Instruments betrifft. Im Laufe der Planung lerne ich ebenso immer mehr über mein Projekt wie auch während der Umsetzung. Denn „Projektplanung ist Denken„. Nicht mehr, nicht weniger.

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  6. Nach unserer Philosophie ist der Schlüssel für eine clever durchdachte Baustelle die Strukturierung des Projektes nach Objekten. Einen entsprechenden „Projektstrukturplan Hausbau“ finden Sie nun auch in unserem Projektkaufhaus: http://bit.ly/JQiMCp. Wir möchten Ihnen damit Arbeit und schlaflose Nächte ersparen!

  7. Ich möchte gerne noch ergänzen(dürfen 😉 )
    a) Wir gehen gerne auf sehr kleine „Einheiten“, da es dann leichter fällt, Aufwände/Kosten zu schätzen. Wir sollten nur nicht weiter de-taillieren, als wir umgekehrt auch „controllen“ können und wollen: wenn ich nur einmal die Woche nachhake, macht es wenig Sinn, bis auf Halb-Tagesbasis runter zu detaillieren.
    b) PSP’s und Arbeitspakete sind ein wundervolles Instrument zur Standardisierung: Analysieren Sie Ihre Projektlandschaft/-portfolio auf immer wiederkehrende Arbeitspakete, z.B. „Einführung der Projektergebnisse in den „Betrieb““. Dazu nur eine DIN A4-Seite mit den wichtigsten Aktivitäten / Ergebnissen: Diese werden als eine Art Checkliste immer gerne akzeptiert, da sie einerseits Wissen und Erfahrung wiederverwendbar machen, andererseits genügend Frei-raum für die Individualität des Projektes belassen.
    c) Und nichts kann befriedigender sein, als sich in einem Teamwork-shop Kreativität zu erlauben, über mögliche Aufgaben zu „spinnen“, sich im Team zu einigen und dem Ergebnis im Nachhinein eine Struktur zu geben.
    d) sofern Klarheit über das Projektziel besteht [und dies alleine ist schon nicht einfach], sollte auch Klarheit hergestellt werden darüber, woraus das Projektende besteht: über die zu liefernden Ergebnisse.
    e) In weilcher Reihenfolge und wie schnell dann etwas erbracht wird, ist dann im zweiten Schritt zu klären

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  12. Hallo,

    eine spannende Diskussion die Sie hier angestoßen haben. Ich arbeite viel mit Softwareprojekten und wir nutzen auch hier immer wieder den PSP. Allerdings stehen unsere Softwareprojekte auch immer in einem Gesamtkontext und gehen über die reine Programmierung hinaus. Gerade durch diese interdisziplinäre Arbeit ist der PSP ein echter Mehrwertbringer.

    Geschickt finde ich es besonders dann, wenn der PSP tabellarisch angelegt wird (wie hier erklärt: http://projektmanager-projektleiter.de/projektstrukturplan-psp/) und dann zu einem Gantt-Diagramm transformiert wird. Wir haben das in den letzten Projekten gemacht und waren überrascht, wie gut die Mitarbeiter damit umgehen konnten. Die Projekte haben sich ihnen viel schneller erschlossen.

    Bei einem reinen agilen Programmierprojekt fällt es mir aber auch schwer direkt zum PSP zu greifen. Wobei er gerade mit einem Team, das erst einmal einen Überblick braucht, wirklich viel Sinn macht!

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