IT-Abteilungen müssen Organisationsgestalter werden

Das Wort „muss“ ist bei Projektmensch aus gutem Grunde verpönt. Es bringt Restriktionen mit sich, die genauerer Prüfung selten standhalten. Diesmal ist es eine Notwendigkeit:

IT-Abteilungen müssen Organisationsgestalter werden

Kein Geschäftsprozess kommt mehr ohne Software aus. Die Software bestimmt, wie wir handeln, was wir tun können und was uns nicht erlaubt ist. Sie definiert, welche Arbeitsschritte aufeinander folgen und wer welche Informationen bekommt. Zugriffsrechte definieren die Rolle, die ein Benutzer einnehmen kann. Kurzum: ohne unsere IT machen wir gar nichts. Und nicht selten machen wir das nicht, was in der IT nicht zugelassen ist. Denken Sie einfach an den vergangenen Anruf bei einer Telefonhotline. Wie oft lautet die Antwort sinngemäß: „Ich würde gerne, das System lässt das jedoch nicht zu.“

Faktisch definieren diejenigen, die die IT-Systeme einführen, wie eine Organisation funktioniert. Wie bewusst sind sich die Macher der Systeme dieser Tatsache? Wir melden Zweifel an, dass die Menschen in den IT-Abteilungen aufgrund ihrer Kompetenz in Organisationsgestaltung eingestellt wurden. Ausnahmen bestätigen die Regel. Die Stellenbeschreibungen, die wir kennen, nennen diese Anforderung meist gar nicht. Die Stellen werden mit technischer Kompetenz besetzt.

Wie IT-Systeme über Produktivität entscheiden, erfahren wir hier bei Projektmensch oft am eigenen Leib, wenn die Zusammenarbeit mit einem neuen Kunden beginnt. Wir wollen mit unseren Ansprechpartnern gemeinsam an einem gemeinsamen Ziel arbeiten. Dazu stellen wir unser Wissen und unsere Arbeitszeit über einen bestimmten Zeitraum zur Verfügung. Wir sind auf eine möglichst gute Zusammenarbeit mit unseren Mitstreitern im Unternehmen angewiesen.

Dazu ist unter anderem eine gute Informationsverfügbarkeit wichtig. Wir würden gerne all unsere Dokumente zur Verfügung stellen und eine gemeinsame Ablage führen. Außerdem wollen wir eine Plattform, über die wir die Zusammenarbeit steuern, uns abstimmen können. Beides ist technisch einfach zu lösen. Das haben manche Unternehmen erkannt und stellen entsprechende Systeme bereit. Oder verwenden unsere. Das macht die Zusammenarbeit produktiv, ist weniger aufwändig. Wir sparen uns die doppelte Ablage samt dem aufwändigen Versenden und Sortieren von Mails.

Von manchen IT-Abteilungen ist das jedoch nicht gewollt. Also führen wir die Dokumente doppelt: bei uns und intern, beim Kunden. Das kostet bares Geld. Wobei wir nicht falsch verstanden werden wollen: IT-Sicherheit ist ein hohes Gut. Wir wollen trotzdem die Frage stellen, wie es gelingen kann, diesen Produktivitätsgewinn zu nutzen?

Um diese Fragestellung sinnvoll beantworten zu können, braucht es neben der technischen Kompetenz, IT-Systeme einzurichten, auch die Kompetenz, organisatorische Modelle und Unternehmensabläufe entwickeln zu können. Um diese Anforderung bewusst zu machen, schlagen wir vor, die IT-Abteilungen umzubenennen: in „Organisationsgestaltung“. Denn letztlich geht es darum, die Organisation zu designen. Ganz im Sinne des Bauhaus: Etwas nimmt Gestalt an.

Wir sind nicht die einzigen, die sehr spezialisiertes Know-how auf begrenzte Zeit in ein Projekt einbringen. Diese Form der Zusammenarbeit hat in den vergangenen Jahren zugenommen und wird weiter zunehmen. Davon sind wir überzeugt. Ebenso wie die Anzahl der Sonderthemen zunimmt, für die feste Prozessabläufe nur bedingt taugen.

Diesen Anforderungen müssen die IT-Systeme gerecht werden. Für die IT-Abteilungen bedeutet das einen Rollenwechsel: aus dem Denken in Systemen muss das Gestalten von Organisation mit Hilfe von Software werden. Eine Abteilung „Organisationsgestalter“ als Dienstleister, der unterschiedlichste Formen der Zusammenarbeit möglich macht. Der IT-Spezialist bekommt Organisationsentwickler als Partner ins Team. Die IT rückt weg von der technischen Sicht, näher hin zur Personalentwicklung. Damit es am Ende unter anderem leicht fällt, je nach Aufgabenstellung, externes Wissen in die eigenen Projekte zu integrieren.

Falls Sie in einer IT-Abteilung arbeiten und sich und Ihr Team bereits so verstehen, dann freut uns das. Allerdings möchten wir anmerken, dass wir diesen Artikel nicht geschrieben hätten, wenn uns dieses Selbstverständnis bereits oft begegnen würde.

Nichts für ungut. Schreiben Sie uns, wie Sie darüber denken.

Ihr
Holger Zimmermann
Projektmensch