Auch wenn es immer wieder anders verkauft wird: um mehr geht es nicht bei der Projektplanung.
Projektplanung ist Denken.
Es gilt über das anstehende Vorhaben nachzudenken, sich zu überlegen, wie die Zielereichung zu schaffen sein könnte. Deshalb sorgt ein guter Projektplanungsprozess dafür, dass die geeigneten und notwendigen Menschen sich dieses Denkprozesses annehmen und eben dieser Prozess in geeigneter Form verläuft. Der Projektleiter hat demnach die Verantwortung, diesen Prozess des Durchdenkens zu gestalten und dafür Sorge zu tragen, dass dieser – unter Berücksichtigung aller Unwägbarkeiten – den Anforderungen gerecht wird. Projektplanungstechniken wie Projektstrukturplan oder Gantt-Diagramme sind bewährte Hilfsmittel für diesen Prozess. Nicht mehr.
Dass diese Planung nicht immer ohne Spannungen gelingen kann, sollte offensichtlich sein. Logisch ergibt sich daraus die Schlussfolgerung, dass den zwischenmenschlichen Aspekten dieses Prozesses mindestestens dieselbe Aufmerksamkeit gewidmet werden muss, wie den sachlichen Themen. So ist das Ergebnis der Projektplanung sowohl die „Verschriftung des Konsenses“ einer Arbeitsgruppe, wie es ein Seminarteilnehmer mal formuliert hatte, wie auch eine Arbeitsgruppe, die dann eher als Team bezeichnet werden kann. Neben dem Entwurf eines Plans als selbstverständliches Ergebnis. Dieser zeigt wie das Ziel erreicht werden könnte. Der Konjunktiv an dieser Stelle ist sehr bewusst gewählt.
Dieses Durchdenken des Projekts ist nur in sehr seltenen Fällen ein linearer Prozess. Vielmehr kommt dem Betrachter der Spruch „Versuch und Irrtum“ in den Sinn, die günstigerweise in Papierform und nicht mit echtem Geld und echten Ressourcen erlebt werden, was eine Korrektur wesentlich einfacher macht. Je nach Art des Vorhabens wird neben der logischen Durchdringung eines Projekts zusätzlich eine mehr oder weniger große kreative Leistung vom Projektteam verlangt. Je weniger offensichtlich die Lösung eines Problems erscheint, desto größer die Anforderungen daran. Nicht nur deshalb ist die Erkenntnis über das ursächliche Problem, sprich die eigentliche Aufgabenstellung, wesentliche Grundlage für den darauf aufbauenden Denkprozess.
Projektmanagement-Prozesse müssen das Denken institutionalisieren
Überträgt man diese Sichtweise auf die Projektmanagement-Prozesse in Unternehmen, merkt man schnell, dass derer viele am Ziel vorbei schießen. Der Projektmanagement-Prozess muss das Denken institutionalisieren, die am Projekt Beteiligten zum Nachdenken zwingen. Einzelfallregelungen und Detailanweisungen sind fehl am Platz, versuchen diese lediglich die Arbeitsweise von Taylor und Ford auf die Projektwelt zu übertragen.
Projekte jedoch sind per Definition einzigartig. Entsprechend muss der Projektmanagement-Prozess den damit einhergehenden Anforderungen gerecht werden. Er muss so gestaltet sein, dass ein Projektteam mit hoher Wahrscheinlichkeit jedem einzigartigen Vorhaben gerecht werden kann und das vorhandene Know-how und die Erfahrung der Beteiligten möglichst gut im Sinne der Unternehmens- und Projektziele auf das Projektergebnis wirken können. Dies wird nur gelingen, wenn das Projektteam die neue Situation neu durchdenkt. Projektplanung heißt verstehen, erkennen und lernen.
Ihr
Holger Zimmermann
Projektmensch.
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