Ich muss es einfach mal loswerden – in aller Deutlichkeit: Hört auf diese ganzen Termine einhalten zu wollen! Diese Deadline-Einhalterei spiegelt maximal die Hilflosigkeit der Auftraggeber und Projektleiter wider, die das Gefühl von Kontrolle aufrecht erhalten wollen. Zeitpläne basieren auf Schätzungen. Deshalb sind es Zeitpläne und keine Terminpläne. Schätzungen können zutreffend sein, werden jedoch meist von der Realität abweichen. Allein schon deshalb macht diese ganze Termineinhalterrei keinerlei Sinn, vor allem nicht für Abgabetermine einzelner Tätigkeiten. Ganz abgesehen davon, dass viele Terminvorgaben bestenfalls als gewürfelt bezeichnet werden können. Auch das Ausfluss der Hilflosigkeit von Auftraggebern, die so versuchen, maximalen Druck aufzubauen, in der Hoffnung, damit maximale Geschwindigkeit zu erreichen. Leider ist das Gegenteil der Fall.Herr Müller saß also da, vor dem Tribunal, wie die Runde inoffiziell genannt wurde. Eigentlich handelte es sich um den „Lenkungsausschuss Produkteinführung Xerda 2.0“. Doch diesen Titel nutzte außer „den Herren“ (Damen gab es keine in der Führungsmannschaft) lediglich die Sekretärin des Vorstandsvorsitzenden und selbst sie nur für die offiziellen Einladungen.
Müller wusste bereits, was kommen würde. Er hatte sich bestens darauf vorbereitet. Eine Woche lang hatte er nichts anderes gemacht. Sogar die Datenbank der Consultants hatte er verwendet, um solides Zahlenmaterial zu beschaffen. Seine Argumentation war eindeutig: es hatte gar nicht anders kommen können, als dass dieser Meilensteintermin nicht erreicht werden konnte. Seine PowerPoint*-Zusammenfassung hatte insgesamt 123 Seiten, in denen er kenntnisreich die Logik seiner Argumentation ausbreitete. Plus Anhang. Und notfalls diese Tabelle, in der er – nur zur Sicherheit – fünf weitere Simulationen des Verlaufs hatte aufbereiten lassen.
Die Tür ging auf. Man hatte mit Becher-Laussen gerechnet, doch es war lediglich seine Sekretärin, was zu einem deutlichen Aufatmen führte. „Der Herr Vorstandsvorsitzende wird sich um ein paar Minuten verspäten. Die vorhergehende Projektleitersitzung dauert etwas länger. Projektleitung und Lenkungsausschuss sind sich uneinig darüber, ob der Abgabetermin für die Konzeption hätte gehalten werden können oder nicht. Jetzt wird überlegt, ob M., J. & Partner mit einer Projektanalyse beauftragt werden sollen, auch um die Aufsichtsratssitzung kommenden Monat gut über die Bühne zu bringen. Er bittet Sie zu warten. Etwa 15 Minuten. Vielen Dank!“ Und mit diesen Worten war sie schon wieder verschwunden.
Müller schaute auf seine Uhr. 20 Minuten waren bereits verstrichen. Würde es bei den weiteren 15 Minuten bleiben, war er sich nicht mehr sicher, ob die damit verbleibenden drei Stunden und 25 Minuten für seinen Monatsbericht ausreichen würden.
Sollte das für Sie überzogen klingen, dann gratuliere ich Ihnen. Frage aber gleich, wie weit Sie davon entfernt sind? Zu häufig erlebe ich solche Situationen, die die pure Energieverschwendung sind. Würde man sich darauf konzentrieren, die Dinge anzupacken, die anzupacken sind, würden sehr viele Menschen sehr viel Zeit sparen. Statt dessen wird über Einhaltung und Nichteinhaltung von Terminen diskutiert. Was im Großen gilt, wird gleichermaßen in Projektbesprechungen zelebriert. Stundenlang wird über versäumte Deadlines diskutiert, anstatt möglichst viel Raum für die Umsetzung zu schaffen.
Welche Termine wirklich wichtig sind
Mal ehrlich, welche Termine sind wirklich wichtig? Sehr häufig ist es nicht einmal schlimm, wenn Sie Ihr Projekt später abliefern. Etwa bei der Einführung eines neuen Produkts. Die Welt geht nicht unter, wenn Sie später (oder früher) als gedacht am Markt sind. Bis auf wenige Ausnahmen. Und auch die oft angeführte Messe kann ohne das neue Produkt stattfinden, etwa mit einem Prospekt oder einer Simulation. Manchmal wäre es aus Vermarktungsgesichtspunkten sogar besser, eine Neuheit nicht auf einer Messe zu zeigen, um mehr Aufmerksamkeit zu bekommen.
Genau an dieser Stelle beginnt gutes Projektmanagement. Kreatives Projektmanagement, das sich auf den anvisierten Nutzen konzentriert. Nicht auf Termine. Dazu müssen allerdings zwei Fragen beantwortet sein:
- Was ist der anvisierte Nutzen?
- Woran erkennen wir zweifelsfrei, dass wir den Nutzen geschaffen haben?
Wobei ich hiermit voraussetze, dass auch klar ist, für wen der Nutzen geschaffen werden soll, wer die Zielgruppe ist. Oder wer die Zielgruppen sind.
Seit 1997 mache ich meinen Job nun. Wir begleiten vorwiegend Projektleiter sowie deren Teams und Auftraggeber in der Umsetzung meist besonders kniffliger Projekte. Ohne gezählt zu haben, schätze ich, dass 99 von 100 Projektteams diese Frage nach dem Nutzen nicht schlüssig beantworten können. Ganz geschweige davon, dass die Auftraggeber der Projektteams meist ein anderes Verständnis davon haben.
Diese Fragen zu beantworten, fällt nicht leicht. Im Gegenteil. Da steckt Mühe drin. Allerdings ist der Effekt berauschend, der Eintritt, sobald alle Beteiligten dasselbe Verständnis für die Antworten haben: plötzlich wird nicht mehr über Termine diskutiert, sondern viel häufiger über die Frage „Wie können wir den Nutzen herstellen, den wir erwarten?“ Diese Diskussion macht es dann auch viel leichter Pläne als das zu erkennen, was sie sind: visualisierte, gemeinsame Gedanken und Vereinbarungen darüber, wie ein Projektteam vorgehen will, um vereinbarte Ziele zu erreichen (siehe auch „Projektplanung ist Denken“ hier im Blog)
Wozu Zeitpläne gedacht sind
Allerdings sollte ich diesen Artikel nicht schließen, ohne darauf einzugehen, wozu Zeitpläne dann da sind. Auch hier geht es um Nutzen: die Zusammenarbeit aller Beteiligten soll leichter von der Hand gehen, weniger Reibung entstehen. Es gilt Doppelarbeit zu vermeiden, möglichst wenig zu vergessen, die Aufgaben so konkret zu machen, dass sie erledigt werden können und dafür zu sorgen, dass alle notwendigen Vorarbeiten zur Umsetzung einer Folgetätigkeit erledigt sind, so dass diese möglichst unterbrechungsfrei erledigt werden kann.
Ein Projektplan beschreibt deshalb, wer wann in welcher Reihenfolge mit welcher Dauer und welchem Aufwand zu welchen Kosten welche Aufgabe mit welchem Ergebnis erledigen sollte, damit die Zielerreichung gelingt. Dieser Planung werden Echtwerte gegenüber gestellt. Aus der Abweichung zwischen Soll und Ist lassen sich Schlüsse ziehen, welche Anpassungen vorgenommen werden könnten, um weiterhin auf einem guten Weg zu sein. Die aus Sicht der Mannschaft sinnvollsten Kompensationsmaßnahmen werden vereinbart, der Plan angepasst und dann wieder die Arbeit erledigt. Je klarer der angestrebte Nutzen ist, desto leichter fallen clevere Anpassungen. Diese Kompensation ist wichtig, nicht das Einhalten einzelner Termine. „Denn Pläne stimmen eh nie.“ Wer das von einem Plan erwartet, hat dessen Sinn und Zweck nicht verstanden.
Widerspruch? Herzlich gerne: dialog@projektmensch.com. Und falls Sie wollen, komme ich gerne zu Ihnen, halte einen Vortrag zum Thema und stelle mich der Diskussion. Aber nur, wenn auch die Auftraggeber von Projekten mit am Tisch sitzen.
Ihr
Holger Zimmermann
Projektmensch.
* PowerPoint ist ein eingetragenes Markenzeichnen der Microsoft Corporation, USA