Erfolgreiche Projektarbeit lebt sehr stark von der Strukturierung eines Vorhabens. Wem es gelingt, eine klare Struktur auszuarbeiten, tut sich in vielen Dingen leichter: er wird weniger vergessen, Besprechungen laufen schneller, die Kommunikation ist klarer und Verantwortlichkeiten eindeutiger. Kurz: Projekte gehen leichter von der Hand. Die gute Nachricht: mit dem Projektstrukturplan (PSP) gelingt diese Strukturierung recht einfach. Vorausgesetzt es gelingt, die Scheu vor diesem oft als kompliziert verkauften Instrument abzubauen.
Der Anfang
Zwei Dinge müssen bewusst sein bevor die Strukturierung gelingt:
- Die Ausgangslage muss bekannt sein
- Ziele müssen klar benannt sein
Denn der PSP bezieht sich auf den Weg vom Startpunkt (Ausgangslage) zum Ziel. Er beantwortet auf seiner untersten Ebene die Frage „Was ist zu tun, um ausgehend von der Ausgangslage die Ziele zu erreichen?“ Am Ende sollte daraus eine Art Checkliste hervorgehen, ein Überblick aller Tätigkeiten, die erledigt werden müssen.
Mal angenommen Sie wollen das erste Mal in ihrem Leben ein Haus bauen. Das Grundstück ist bereits in Ihrem Eigentum und Sie haben aufgebschrieben, wie Sie gerne Leben wollen. Daraus hat der Architekt bereits eine Skizze abgeleitet. (Ausgangslage) Nach Projektende wollen Sie leben und arbeiten im neuen Haus kombinieren. Auf Ihrem Grundstück steht dann ein Haus mit Bürotrakt, sämtliche Infrastruktur dazu und Sie wohnen und arbeiten dort (Projektziel). Um welche Themenbereiche müssen Sie sich kümmern?
Sie haben zwei wesentliche Bestandteile, die auch als Teilprojekte definiert werden können: der Umzug und das Haus als Objekt. Außerdem müssen Sie sich um das Projektmanagement kümmern.
Den Fokus lenken
Ist die oberste Ebene definiert, gilt es den Fokus auf ein Teilprojekt zu richten. Alle anderen werden ignoriert. Wieder lautet die Frage „Um welche Themenbereich müssen wir uns im Teilprojekt ‚Haus’ kümmern?“
Dieser Zyklus wiederholt sich wieder für jede Teilaufgabe innerhalb dieses Teilprojektes. So lange, bis eine Teilaufgabe so kleinteilig beschrieben ist, dass es leicht fällt, die zur Erledigung notwendigen Arbeits- bzw. Aufgabenpakete aufzuzählen.
Diese Struktur gilt es nun zu vervollständigen, so dass am Ende die Tätigkeiten aller Arbeitspakete bekannt sind. Ist an allen Arbeitspaketen ein Häkchen, ist das Projektziel erreicht. Die unterste Ebene in der oben dargestellten Grafik ist lediglich der Beschreibung geschuldet. Die Tätigkeiten sind eigentlich nicht mehr im Projektstrukturplan enthalten. Genau um die Tätigkeitsliste geht es allerdings, denn die können delegiert und gesteuert werden. Allerdings werden diese, etwa als Grundlage für ein Gantt-Diagramm, in eine strukturierte Liste überführt oder in Arbeitspaketbeschreibungen aufgelistet.
Mutter aller Pläne
Der PSP ist Grundlage für jegliche weitere Form der Planung; so wird daraus der Zeitplan ebenso erstellt wie die Projektkalkulation. Deshalb wird er auch als „Mutter aller Pläne“ bezeichnet. Er lebt davon dass ein Projekt immer weiter unterteilt wird. Solange bis in ihrer Bearbeitung triviale Bausteine identifiziert sind, deren Tätigkeiten leicht identifiziert werden können. Diese Bausteine sollten bewusst so detailliert sein, dass sich die Planer die Frage stellen, ob solche Banalitäten noch erfasst werden müssen. Ja, sie müssen erfasst werden, denn die Bewältigung der Vielzahl der Aufgaben ist die Kunst, nicht die Bearbeitung eines kleinen Bereichs.
Der PSP ist ein mehr als hilfreiches Werkzeug – bei großen und bei kleinen Projekten. Oft stellt sich schnell der angenehme Effekt ein, dass in Besprechungen auf Basis dieser Struktur diskutiert wird. Selbst im persönlichen Zeitmanagement ist der PSP von Nutzen: die derzeit in Bearbeitung stehenden Arbeitspakete oder Teilaufgaben werden farblich markiert und am Ende des Tages kontrolliert, ob alle darin anstehenden Aufgaben erledigt werden konnten. Das sorgt für einen entspannten Feierabend.
Ihr
Holger Zimmermann
Projektmensch
Weitere Quellen:
- Die Projektstruktur-Phasen-Matrix ist ein einfaches Instrument, um kleineren Projekten schnell Struktur und Übersicht zu geben. Im Projektkaufhaus gibt es die Vorlage dazu.
- Als Kindle eBook haben wir 2014 „Projektstrukturplan erstellen: Kurzanleitung für die Projekt-Checkliste“ (1) herausgebracht, eine kurze Zusammenfassung auf Basis dieses Blogs.
Nachtrag:
- Ich wurde gefragt, wo man lernen kann, ein Projekt zu strukturieren? Die Antwort will ich auf keinen Fall vorenthalten: unter anderem hier oder in Begleitung an Ihrem Projekt. Falls Sie es bei uns lernen wollen. Schreiben Sie uns einfach eine Mail: dialog@projektmensch.com.
(1) Hierbei handelt sich um einen Affiliate-Link. Beim Kauf des Buchs über diesen Link erhalten wir einen Anteil am Verkaufserlös.