Schnelle Entscheidungen für frühe Projektergebnisse.

Entscheidungswege heute und morgen: wo Teams selbst entscheiden können, kommen Projekte besser voran. Wo das nicht der Fall ist, wird das Management zum Flaschenhals. Ganz abgesehen davon, dass jede involvierte Hierarchiestufe zusätzliche Rückfragen und zusätzlichen Klärungsbedarf mit sich bringt, der das Ergebnis der Entscheidung nicht zwingend besser macht.

Entscheidungswege heute und morgen: wo Teams selbst entscheiden können, kommen Projekte besser voran. Wo das nicht der Fall ist, wird das Management zum Flaschenhals. Ganz abgesehen davon, dass jede involvierte Hierarchiestufe zusätzliche Rückfragen und zusätzlichen Klärungsbedarf mit sich bringt, der das Ergebnis der Entscheidung nicht zwingend besser macht.

Entscheidungswege in Unternehmen fühlen sich so unendlich langsam an. Wie viele Projektleiter warten auf Entscheidungen, um ihr Thema voran zu bringen? Entscheidungen die irgendwo außerhalb des Projektteams getroffen werden müssen. Das geht anders, so dass Projekte zügig zum Ergebnis kommen. Das Beste daran: der Aufwand sinkt und gleichzeitig die Belastung für Führungskräfte, deren Terminkalender eh schon vollgebucht sind.

Wo Entscheider entscheiden, die nicht im Thema drin sind, werden Entscheidungswege langsam.

Chefs können gar nicht so leicht entscheiden. Sie sind zu weit weg vom Thema. Das macht unsicher und sorgt für Rückfragen. Wo noch die Chefs der Chefs beteiligt sind, werden auf jeder Ebene Rückfragen generiert, denn keiner der Chefs möchte unsicher und ohne Antworten vor dem nächsten Chef stehen. Am Ende der Kette entscheidet eine Person, die die hierarchische Kompetenz, Prokura obendrein, Kraft Amtes hat, jedoch wenig Ahnung von der Sache.

Diese Person muss sich mindestens soweit in das Thema einarbeiten, dass die Ahnung ausreicht, um entscheiden zu können. Die Entscheidung wird naturgemäß häufig eine sein, die auf der sicheren Seite liegt. Ganz abgesehen davon, dass Mitarbeiter mit dieser Entscheidung nicht immer einverstanden sind. Sie verstehen die Hintergründe nicht, die dank der stillen Post zwischen oben und unten verloren gegangen sind.

In einer wenig dynamischen Welt mit wenigen Themen funktioniert das gut. Unternehmen bekommen dann ein Problem, wenn die Zahl der Themen groß und die Anzahl der Änderungen pro Zeit hoch ist. Und dort wo Komplexität herrscht, wo die Dinge nicht in Zusammenhängen von Ursache und Wirkung begriffen werden können. Dann sind diese Wege zu aufwändig und zu langsam. Ganz abgesehen davon, dass das intuitive Wissen derer, die ein Thema treiben, nur bedingt Eingang in die Entscheidung findet. Das jedoch hilft in einem komplexen Umfeld, gute Entscheidungen zu treffen.

Der kürzeste Weg eine Entscheidung zu treffen, ist es, diese selbst zu treffen.

Wie viel schneller und weniger aufwändig eine Entscheidung ist, die eine einzelne Person trifft, ist nur schwer zu beziffern. Fest steht: sie ist deutlich weniger aufwändig und deutlich schneller. Die Wirkung auf den Projektfortschritt ist unmittelbar. Kein Warten, vielleicht eine Nacht darüber schlafen, dann geht es weiter.

Wo Teams zusammenkommen, die sich kennen, können Entscheidungen sogar noch im Moment des Bedarfs getroffen werden. Das gibt dazu noch ein gutes Gefühl, das Gefühl, die Dinge tatsächlich in die Hand nehmen zu können, etwas beitragen zu können. Dieses Gefühl ist das Gegenteil von dem, was lange Entscheidungswege an Emotionen mit sich bringen. Wie frustrierend fühlt es sich an, ein vermeintlich wichtiges Projekt mit aller Energie vorangetrieben zu haben und dann seit Wochen auf eine wichtige Entscheidung zu warten, oder gar noch auf den Termin zur Vorbereitung der Entscheidung?

Wissen um Strategie und langfristige Zielbilder ist Voraussetzung dafür, dass Einzelne gute Entscheidungen im Sinne des Unternehmens treffen können.

Was müssen wir tun, um eine einzelne Person, etwa einen Projektleiter, in die Lage zu versetzen, gute Entscheidungen zu treffen? Die Arbeit am und das Wissen über ein Projekt sind bei langen Entscheidungswegen wie auch beim Einzelentscheid dieselben, betrachtet man den Projektleiter. Der kennt sich in seinem Vorhaben aus. Dasselbe gilt für den Abstimmungsprozess im Team. Das Verantwortungsgefühl ist allerdings anders. Wo Sie wissen, dass Sie die Entscheidungen treffen werden, werden Sie aufmerksamer sein, wacher, Ihr Blick wird schärfer, Sie hören genauer hin, sind für Nuancen empfänglicher.

Das ist eine Voraussetzung dafür, dass der Einzelentscheid gelingen kann. Sie müssen vorab wissen, dass Sie entscheiden werden. Nicht erst im Moment des Entscheidungsbedarfs. So banal das klingen mag. Mangelnde Entscheidungsklarheit ist nicht selten ein weiterer Treiber für lange Entscheidungszeiten.

Im einzelnen Projekt wird diese Klarheit im Rahmen der Rollenklärung erledigt und das möglichst früh im Projekt. In einer Minimum Viable Organisation ist der Einzelentscheid ein von vorneherein gegebenes Geschäftsprinzip, von dem jeder ausgehen darf und muss. Wer ein Thema treibt, wird die dazu notwendigen Entscheidungen treffen. Wobei es letztlich egal ist, wie das geregelt wird, wichtig ist, dass es geregelt ist und die Beteiligten Bescheid wissen.

Strategiekenntnis ist eine zweite Voraussetzung, samt der Kenntnis darüber, wohin ein Unternehmen auf lange Sicht entwickelt werden soll und was sein Auftrag ist. Der Projektleiter und sein Team haben die bestmögliche Kenntnis über das Vorhaben. Dieses Vorhaben trägt zu einem größeren Ganzen bei, entweder zu operativen Zielen, die wiederum einem übergeordneten Ziel dienen, oder direkt einem langfristigen Soll-Zustand. Nur wer dieses langfristige Ziel kennt, kann Entscheidungen treffen, die dorthin führen werden. Wenn Sie das angestrebte Ergebnis im Sinne des Nutzenbeitrags nicht kennen, wird Ihre Entscheidung stets alleine von den Faktoren Ihres Vorhabens getrieben sein. Wobei ich Strategie nicht als Zahlenwerk verstanden wissen will, sondern Strategie, Vision und Mission als Beschreibungen der Geschäftsprinzipien und Entwicklungspfade.

Der Entwicklung von Strategien und von Strategieverständnis über ein ganzes Unternehmen hinweg wird eine stärkere Bedeutung zukommen, will ein Unternehmen in einem dynamischen und komplexen Umfeld bestehen. Wer als Unternehmenslenker und Führungskraft frühe Projektabschlüsse und damit frühe Projektergebnisse erreichen möchte, muss seinen Arbeitsschwerpunkt weg von Entscheidungen hin zu Strategieentwicklung und Strategieklarheit im Unternehmen verlagern. Erst dann können schnelle Entscheidungen gelingen.

Falls Sich jetzt Widerstand in Ihnen regt, dass das nicht funktionieren kann, wäre es spannend zu wissen, von welchem Menschenbild Sie ausgehen. Wollen Menschen von alleine, von sich selbst heraus gute Ergebnisse liefern und gute Arbeit leisten – oder nicht? Und falls Sie nun denken, nur das Management könne Entscheidungswege ändern, ohne geht es nicht, möchte ich gerne widersprechen: wenn ein Projektleiter sich die Freiheit nimmt, zu entscheiden, ist die Entscheidung auch heute schon schnell getroffen. Gute Projektleiter sind Täter. Nicht Opfer. Im positiven Wortsinne.

Auf Widerspruch, Kritik, Anregungen und Diskussionsbeiträge freut sich

Ihr
Holger Zimmermann
Projektmensch

P.S: Die Strategielandkarte ist ein wunderbares Mittel, um Strategieklarheit herzustellen.

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5 Gedanken zu “Schnelle Entscheidungen für frühe Projektergebnisse.

  1. Hallo Holger,

    interessanter Artikel, der zum Denken anregt.

    Ich weiß, was du meinst. Lange bzw. langsame Entscheidungswege sind ätzend. Sie demotivieren und können durch die Vorsicht, die oft vorherrscht, jegliche Innovation verhindern.

    Du gehst im letzten Abschnitt auf das Menschbild ein. Ich sehe das ein wenig anders. Meine Erfahrung zeigt, dass weniger das Menschenbild prägend ist. Vielmehr ist es die Kultur und die Rahmenbedingungen, die schnelle Entscheidungen auf operativer Ebene möglich machen. Ich meine damit vor allem die Kultur, dass falsche Entscheidungen, sofern sie denn fundiert getroffen wurden, nicht zu negativen Konsequenzen führen. Sie müssen als notwendiges Übel für schnelles Handeln und als Quelle zum Dazulernen gesehen werden.

    Wenn das nicht so ist, wird jeder Entscheider auf operativer Ebene (auch der PL) meistens versuchen eine Absicherungen „nach oben“ zu betrieben. Und damit wären wir wieder im alten Trott.

    Kennst du das auch in dieser Form?

    Grüße und gute Projekte
    Sven

  2. Lieber Sven,

    danke für Dein Feedback.

    Das Menschenbild ist relevant, da daraus Kultur und Rahmenbedingungen entstehen. Wenn die Macher einer Organisation davon ausgehen, dass Menschen nur dann gute Arbeit machen, wenn sie kontrolliert werden, werden sie die Kultur anders prägen und die Rahmenbedingungen anders gestalten, als in einer Organisation, in der die Gestalter davon ausgehen, dass Menschen von sich aus gute Arbeit machen wollen. Insofern sind Kultur und Rahmenbedingungen für mich Auswirkungen des vorherrschenden Menschenbilds. Wohl wissend, dass in der Folge Kultur und Rahmenbedingungen wiederum das Menschenbild der später hinzukommenden Mitarbeiter prägen.

    Neben der Urhebern einer Firma, die eine besondere Rolle innehaben, ist die Tatsache wichtig, dass die Kultur eines Systems durch die Summe aller Handlungen aller Beteiligten entsteht. Kein Mitarbeiter kann für sich in Anspruch nehmen, er würde die Kultur nicht machen. Jeder kann zum Beispiel den von Dir angesprochenen Kreislauf von negativ sanktionierten Fehlern unterbrechen helfen, wenn er will.

    Spannend, oder?

    Mit den besten Grüßen
    Holger

  3. Moin Holger,

    ja, da hast du recht. Die Kultur wird von Jedem gemacht.

    Du sprichst ja in deiner Ansicht ein wenig von der X-Y-Theorie. Ich glaube nicht, dass diese in Reinform auftritt. Erlebt habe ich das äußerst selten.

    In meiner täglichen Arbeit fällt mir viel mehr auf, dass Menschen sich situationsbezogen verhalten. Und wenn man ein Projekt mal als spezielle Situation betrachtet schließt sich der Kreis. In dieser Situation kann auf jeden Fall jeder im Kleinen wirken und die Kultur positiv beeinflussen. Und als PL kann man das auch vorleben.

    Im Großen zu wirken ist allerdings ein anderes paar Schuhe. Der Veränderungswille, bezogen auf die Kultur und die Rahmenbedingen, ist vor allem in großen Unternehmen schwerfällig.

    Dann schauen wir mal, was wir heute bewirken können. 🙂

    Grüße und gute Projekte
    Sven

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