Ein Projekt auf Automatik stellen.

Projekte auf Automatik zu stellen, bedeutet Menschen in die Lage zu versetzen, das zu tun, was zu tun ist - und zu vertrauen.

Projekte auf Automatik zu stellen, bedeutet Menschen in die Lage zu versetzen, das zu tun, was zu tun ist – und zu vertrauen.

Es ist herrlich, was geschieht, wenn man ein Projekt auf Automatik stellt. Alles geschieht, einfach so. „Da geht was!“ hört man die Mitstreiter sagen. Jeder Beteiligte weiß, was er tun muss und tut es auch. Er weiß es selbst dann, wenn etwas schief läuft und er hat die notwendigen Kompetenzen, die dann nötigen Schritte einzuleiten. Das Projekt kommt trotz aller Widrigkeiten voran. Wer eine Aufgabe zu erledigen hat, der muss niemanden fragen. Leider erleben wir oft das Gegenteil von Automatik. Aber warum?

Lange Genehmigungswege sind das Gegenteil von Automatik

Ehrlich gesagt, habe ich noch nie verstanden, woher dieses hierarchisch geprägte Bild von Projektmanagement stammt, auf das man allenthalben trifft. Da ist ein übermächtiger Projektleiter, der über seinen Mitstreitern thront, Anweisungen gibt und Entscheidungen trifft. Er kennt sich in allem aus, weiß überall Bescheid. Fast schon ein Über-Held.

Selbst wenn es diesen einzigartigen Menschen gäbe, wäre es Nonsens, ein Projekt auf diese Art und Weise zu führen. Was man unter anderem schnell bemerkt, wenn man Entscheidungswege durchdenkt. Nehmen wir an, irgendwo im Projekt muss etwas getan werden. Das Ergebnis entspricht jedoch nicht dem geplanten. Was also tut der Mensch, der die Aufgabe erledigen soll, in einer hierarchisch gedachten Projektorganisation? Er geht zum Arbeitspaketverantwortlichen, der entscheiden soll, was nun getan werden muss, der wiederum zum Teilprojektleiter, der Teilprojektleiter zum Projektleiter. Im günstigsten Fall könnte der nun eine Entscheidung treffen, hätte er denn alle Informationen. Die hat er jedoch nicht, also fragt er nach, beim Teilprojektleiter. Der wiederum fragt den Arbeitspaketverantwortlichen, dieser wiederum denjenigen, der die Aufgabe erledigen sollte. Entschieden ist bisher noch nichts.

Ein unsägliches Spiel, das so sicherlich keiner haben will. Oder? Projekte sind allerdings nicht selten genau so organisiert. In den unterschiedlichsten Branchen. Eine echte Verschwendung von Arbeitszeit, die gleichzeitig immer dazu führt, dass eine pünktliche Lieferung unwahrscheinlicher wird. Denn wenn alle Fäden beim Projektleiter zusammenlaufen, wird dieser Mensch sehr viele Dinge zu tun haben und nicht immer gleich und sofort für eine Entscheidung zur Verfügung stehen. Das führt zu weiteren Verzögerungen. Der Projektleiter wird zum Flaschenhals. Wobei ich persönlich bezweifeln will, dass die Entscheidungen, die jetzt getroffen werden, besser sind.

Bei Automatik steht das Tun im Fokus

Wie würde der Ablauf aussehen, wenn der Mensch vor Ort selbst entscheiden dürfte? Er führt also die Aufgabe durch, das Ergebnis entspricht nicht den Erwartungen. Er erkennt das und leitet selbstständig alle Schritte ein, die nun durchgeführt werden müssen, um zu korrigieren. Die geänderte Vorgehensweise meldet er zur Information an die koordinierenden Stellen sowie an alle, die mit seinem Ergebnis weiterarbeiten müssen. Die stimmen eventuell notwendige Anpassungen selbstständig ab. Und weiter geht es.

Im Fokus steht in diesem Fall das Vorankommen des Projekts, das Tun, das Herbeiführen der notwendigen Ergebnisse. Sämtliche Macht- und Entscheidungsansprüche treten hinter dem Vorankommen zurück. Und mal ehrlich, worum geht es in einem Projekt? Darum, dass man die Ziele erreicht. Darauf sollte die Organisation des gesamten Vorhabens ausgerichtet sein.

Wie also schafft man es, dass sämtliche Beteiligte selbstständig im Sinne des Projektes handeln werden? Die Antworten sind teilweise recht banal: so muss der Beteiligte etwa wissen, was er zu tun hat und wofür sein Ergebnis gebraucht wird. Auch sollte er wissen, welche Konsequenzen es hat, wenn etwas nicht passt, so dass er entscheiden kann, wann nachgearbeitet werden muss. Er sollte auch wissen, wer von seinem Ergebnis abhängt, damit er sich gegebenenfalls mit diesen Personen abstimmen kann. Und er muss die Projektziele sowie seinen Handlungsspielraum kennen, samt der Spielregeln, nach denen er handeln kann. Damit er und alle anderen Beteiligten ein ausreichendes Maß an Verlässlichkeit haben, um die eigene Arbeit im Sinne des Projekts erledigen zu können.

Auf Automatik stellen bedeutet, über Spielregeln zu sprechen

Diese Spielregeln sind ein zentrales Element in Projekten, die auf Automatik gestellt werden. Neben der Tatsache, dass ein Projekt einen handlungsfähigen Rahmen benötigt, etwa Spielraum bei zeitlichen Abläufen und Budget. Eine Risikoanalyse kann Wunder wirken (siehe auch „Wie man den Berliner Flughafen retten kann“ hier im Blog), um den notwendigen Spielraum zu schaffen. Clevere Projektleiter sorgen dafür, dass sowohl Spielregeln wie auch Spielraum vorhanden sind. Etwa im ersten Schritt durch eben eine erste Risikoanalyse und schlichtes Vereinbaren von Spielregeln im Rahmen eines Projektstart-Workshops, auf dessen Basis dann konkreter geplant und vereinbart werden kann.

Außerdem achten aus meiner Sicht clevere Projektleiter darauf, dass das für das dauerhafte Einhalten der Spielregeln nötige Vertrauen entsteht. Unter anderem der gemeinsamen Arbeit am Projektplan kommt hier besondere Bedeutung zu (siehe auch „Projektplanung ist Denken„) sowie der Regelkommunikation. Berichtet ein Projektbeteiligter regelmäßig über seinen Status sowie darüber, wie er Abweichungen kompensiert hat oder kompensieren will, entsteht Vertrauen quasi nebenbei. Wobei Projektberichte auf keiner Ebene eine Einbahnstraße sind, sondern Abstimmungsgespräche über das Vorgehen im Projekt ritualisieren. Wichtig erscheint mir dabei, dass immer berichtet wird, gerade auch wenn es gut läuft. Denn wie will ich jemandem vertrauen, der immer nur mit schlechten Nachrichten vor mir steht?

Auch wieder trivial, ich weiß. Also was hält Sie ab, Ihr Projekt auf Automatik zu stellen? Für Projektleiter kann das durchaus bedeuten, sehr viel freie Zeit zu haben, denn die Mannschaft regelt die Dinge. Allerdings auf ihre Art. Vielleicht ist das einer der Hauptgründe, warum vielen Projektleitern diese Automatik nicht ganz geheuer ist.

Ihr
Holger Zimmermann
Projektmensch


Foto: Yan Moura

 

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