Macht Planung leichter: Die Projektstruktur-Phasen-Matrix.

"Urlaub von der Projektitis" hatten wir dieses Bild mal überschrieben. Das gilt für die Projektstruktur-Phasen-Matrix. Denn nicht jedes Projektmanagement-Instrument muss kompliziert sein.

„Urlaub von der Projektitis“ hatten wir dieses Bild mal überschrieben. Das gilt für die Projektstruktur-Phasen-Matrix. Denn nicht jedes Projektmanagement-Instrument muss kompliziert sein.

Die Projektstruktur-Phasen-Matrix hat von uns zwar einen sperrigen Namen erhalten, er ist jedoch ein leichtes – wenn auch mächtiges Instrument: sie baut die Brücke zwischen der Projektstruktur und einem detailliertem Zeitplan. Als solches hat dieses Werkzeug zweierlei Einsatzzwecke:

  1. ist die Matrix bestens für kleine und mittlere Vorhaben geeignet, die zeitlich eine gewisse „Dehnbarkeit“ haben, sprich: bei denen es nicht auf jeden einzelnen Tag ankommt.
  2. ist sie bei mächtigeren Vorhaben ein sehr hilfreiches Werkzeug, als greifbare Zwischenstufe auf dem Weg zu einer detaillierten Zeitplanung.

Um diese Matrix erstellen zu können, müssen zwei Dinge gegeben sein: zum einen die groben Elemente des Projektstrukturplans (PSP), zum anderen der Phasenplan mit Meilensteinen.

Nach rechts die Phasen, nach unten die Struktur

Die Vorbereitung ist recht einfach. Auf der Horizontalen werden nacheinander als Phasen samt der zugehörigen Zwischenziele aufgeführt. Nach unten werden die Elemente der Projektstruktur (siehe auch „Projekten Struktur geben„) aufgeführt. Dabei können ganz nach Belieben und Größe des Projekts auch tiefere Ebenen einbezogen werden.

Beispiel einer Projektstruktur-Phasen-Matrix für eine Veranstaltung. Erst die Phasen auflisten, dann die Projektstruktur, anschließend jede Zelle mit Arbeitspaketen füllen.

Beispiel einer Projektstruktur-Phasen-Matrix für eine Veranstaltung. Erst die Phasen auflisten, dann die Projektstruktur, anschließend jede Zelle mit Arbeitspaketen füllen.

Jede Zelle mit Vorgängen füllen

Der Rest ist ebenfalls schnell erklärt. Für jeden Bereich der Projektstruktur wird nun für jede Phase überprüft, welche Aufgabenpakete zu erledigen sind. Die werden in die entsprechenden Zellen eingetragen. Im obigen Beispiel sind diese unsortiert, weil es sich um ein kleines Vorhaben handelt. Wer will, kann jedoch über eine Nummerierung oder eine grafische Darstellung in den Kästchen auch eine grobe Reihenfolge definieren.

Für kleine Projekte kann diese Übersicht vollauf genügen, um das Projekt zu steuern. Dann gilt es für jede Phase grob das Arbeitsvolumen und die Dauer zu schätzen, um einen Termin für den Phasenabschluss, sprich: das Erreichen des Meilensteins, angeben zu können. Selbst wenn dann im Projektverlauf die Zeit enger wird als geplant, war die Mühe nicht vergebens, denn aus dieser Übersicht lässt sich schnell ein detaillierter Zeitplan ableiten. Mit Farben werden verschiedene Bearbeitungsstände gekennzeichnet und Verantwortliche werden schlicht zur Aufgabe dazu geschrieben.

Das Erstellen eines Zeitplans wird bei komplexeren Vorhaben nicht ausbleiben können. In diesem Fall ist diese Matrix eine Vorstufe, die hilft, alle Arbeitspakete zu identifizieren und eine Art vorläufige Sortierung vorzunehmen. Damit wird die Komplexität greifbarer und die Erstellung eines detaillierten Zeitplans fällt leichter.

Die Vorlage zur Matrix gibt es im Projektkaufhaus. Denn Vorlagen ersparen Arbeit.

Ihr
Holger Zimmermann
Projektmensch

 

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