Projektplanung – eine Definition

Projektplanung ist Grundlage für gemeinsames Schaffen. Wer plant, lernt sein Projekt besser kennen, hat aber keine Garantie, dass es so kommen wird.

Projektplanung ist Grundlage für gemeinsames Schaffen. Wer plant, lernt sein Projekt besser kennen, hat aber keine Garantie, dass es so kommen wird.

Wir hier in Deutschland machen es uns manchmal besonders schwer, habe ich den Eindruck: wenn wir von Plan reden, dann denken wir, dass der sich bitteschön zu 100% in die Tat umsetzen lassen muss. Sonst ist es kein guter Plan, so die Annahme. Spätestens wenn wir in unseren Basisseminaren an das Thema Zeitplanung in Projekten kommen, entfacht sich diese Diskussion mit schöner Regelmäßigkeit. Anlass genug, um darüber nachzudenken, was Projektplanung eigentlich ist:

Projektplanung ist das systematische Nachdenken über ein Vorhaben unter Zuhilfenahme von Papier und Stift sowie der Verwendung bewährter Methoden der Darstellung und Kommunikation.

Sowohl der Prozess des Nachdenkens ist wichtig für den Projekterfolg wie auch das Ergebnis der Planung. Wobei hier gilt:

Das Ergebnis der Projektplanung ist ein Plan, der aufzeigt, wie es (mit hoher Wahrscheinlichkeit) gelingen könnte, die Projektziele zu erreichen.

Der Konjunktiv ist wichtig an dieser Stelle. Wer erwartet, dass ein Plan 1:1 exekutiert werden kann, legt die Messlatte zu hoch. „Wozu dann planen, wenn das eh anders kommt?“ lautet dann in fast allen Fällen die anschließende Frage. Berechtigterweise.

Projektplanung bringt den Konsens zu Papier

Einer der wohl am meisten unterschätzen Effekte des Planungsprozesses ist die Einigung eines Projektteams auf eine gemeinsame Vorgehensweise. Das reduziert Reibungsverluste in hohem Maße. Das ist aber nicht der einzige Nutzen, den man sich durch die Projektplanung erschließen sollte.

Projektplanung ist auch Simulation: Fehler werden auf dem Papier gemacht, Millionen nicht wirklich für Falsches ausgegeben. Außerdem zeigt ein guter Projektplan ehrlich auf, wo Engpässe und Hebel zu deren Beseitigung liegen. Damit versetzt man das Projektteam zu Beginn in die Lage, Engpässe aus dem Weg zu räumen. Vorausgesetzt man weiß um geeignete Planungsmethoden.

Außerdem sorgt der Projektplan von vorneherein dafür, dass jeder im Projektteam weiß, wo er anpacken muss, wen er für welche Aufgabe ansprechen kann und wofür das Ergebnis der eigenen Aufgabe wann benötigt wird. Ganz nebenbei erleichtert dies die persönliche Zeitplanung, da man nicht mehr alle Aufgaben sofort erledigen muss, sondern um Handlungsspielräume weiß.

Aus dem Seminar: der Unterschied zwischen "Plan" und "kein Plan". Nur wer einen hat, der weiß, ob man Gas geben muss oder nicht.

Aus dem Seminar: der Unterschied zwischen „Plan“ und „kein Plan“. Nur wer einen hat, der weiß, ob man Gas geben muss oder nicht.

Ist der Plan erstellt und zur Umsetzung bereit, spielt er seinen wohl größten Nutzen aus: aus den Abweichungen zwischen Plan und Realität kann man noch während des Projektverlaufs lernen und entsprechend die weitere Umsetzung verbessern. Als Projektleiter erkenne ich aus der Abweichung sehr schnell wie sich etwa die Dauer entwickelt. Habe ich die Zeiten immer zu optimistisch geschätzt, merke ich das nicht erst bei Projektende, wenn es eng wird. Ich merke das zu einem Zeitpunkt, zu dem ich noch Handlungsspielraum habe. Entsprechend habe ich noch die Chance, dieses Problem in den Griff zu bekommen. Der Projektplan wiederum zeigt mir genau, wo die Hebel sind und wo ich erst gar nicht versuchen muss zu optimieren. Dadurch, dass der Plan auf dem Tisch liegt, verläuft die Diskussion über eine Reaktion auch ganz anders, viel systematischer.

Darüber hinaus liefert mir der Plan Ruhe: Projektteams reagieren sehr oft auf Einflüsse von außen, auf die sie gar nicht reagieren müssten. Etwa wenn ein Lieferant ein Zukaufteil nicht wie versprochen liefern kann. Liegt diese Lieferung nicht auf dem kritischen Pfad, dann muss man das Team nicht in Hektik versetzen. Wohl eine der schönsten Erkenntnisse, die man auf Unvorhergesehenes haben kann und dies nur mit Plan in der Tasche. Ganz abgesehen davon, dass ein Plan mich in die Lage versetzt, auf diese Dinge – falls nötig – mit der Sicherheit reagieren zu können, dass der Rest der Mannschaft weiterhin weiß, was zu tun ist und wer was macht.

Projektplanung ist ein kreativer, schöpferischer Akt

Neben all diesen eher nüchternen, sachlichen Effekten der Projektplanung, gibt es noch einen Faktor, der die außergewöhnlichen Projektteams unterscheidet: die verstehen den Prozess der Planung als kreativen, schöpferischen Akt. Es ist ein bisschen wie bei einem Bildhauer: man will etwas Besonderes, Einzigartiges schaffen und modelliert immer wieder, legt Pausen ein, modelliert wieder. Im Projekt erst auf Papier, später am echten Werk. So lange, bis man dieses Besondere erreicht hat oder bis man eben einen Weg gefunden hat, der dieses Einzigartige erreichbar macht. Das spiegelt sich dann in besonderen Leistungen wieder, mit denen sich ein Unternehmen am Markt eine einzigartige Position verschafft. Wie man das anstellt, ist wohl zu anderer Zeit an anderer Stelle einen anderen Artikel wert.

Ihr
Holger Zimmermann
Projektmensch.

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2 Gedanken zu “Projektplanung – eine Definition

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