„Projektplanung ist Zusatzaufwand.“ Mit dieser ungeprüften Annahme beginnen viele Diskussionen über den Nutzen von Projektmanagement. Doch ist Projektplanung wirklich zusätzlicher Aufwand? Ich behaupte „Nein!“. Im Gegenteil. Der Planungsaufwand sinkt sogar, wenn man die Instrumente des Projektmanagement anwendet. Denn Projektplanung kann man sich nicht „sparen“: man muss alle Aufgaben kennen, diese in der richtigen Reihenfolge bearbeiten und das auch noch rechtzeitig, um ein Projekt zum Erfolg zu bringen. Projektplanung ist nichts anderes als Aufgaben zu identifizieren, diese in die richtige Reihenfolge zu bringen und mit einer Dauer zu versehen. „Projektplanung ist systematisches Nachdenken über ein Projekt unter Zuhilfenahme von Papier und Stift mit Hilfe bewährter Darstellungsformen“. Das ist meine Definition von Projektplanung.
Jeder, der ein Projekt umsetzt, plant dieses Projekt. Der Unterschied zwischen denen, die von Projektplanung reden, und denen, die sich diesen Zusatzaufwand sparen wollen, liegt vor allem im Zeitpunkt der Planung. Wer davon redet, macht die Planung meist am Stück, im Team und zu Beginn des Projekts. Wer sich die Planung sparen will, erledigt diese jeden Tag in kleinen Häppchen.
Häppchenweise Planung programmiert Sprengstoff
Durch diese häppchenweise Planung entsteht Sprengstoff, denn die Gedanken des einen Kollegen decken sich nie mit den Gedanken des anderen. Man marschiert mit zwei unterschiedlichen Plänen im Kopf los und merkt dann irgendwann, dass das irgendwie nicht zusammenpasst. Im besten Fall steigt so der Abstimmungsaufwand, im schlechtesten Fall blockiert ein Konflikt den Projektfortschritt. Da dieser Aufwand jedoch „nebenbei“ bearbeitet werden muss, wird er nicht als Planungsaufwand vermerkt. Man betrachtet es als „ganz normal“, dass solche Abstimmung nötig ist.
Ist sie aber nicht: einen sehr großen Teil dieser Reibungsverluste kann man durch eine gemeinsame Planung von Beginn an eliminieren. Denn Projektplanung ist auch Abstimmung und Teamlernen. Die Projektmannschaft baut gemeinsames Wissen auf. Dadurch wird es möglich den Fokus auf die wichtigen Diskussionen zu lenken und sich die ein oder andere Überstunde zu sparen. Der Effekt der Synchronisierung von Tätigkeiten kommt noch hinzu, der Aufwand reduziert und entspannteres Arbeiten ermöglicht.
Häppchenweise Planung erhöht den gedanklichen Aufwand für Rüstzeiten
Wer jeden Tag in kleinen Häppchen plant, muss sich jedes Mal neu eindenken. Diese „Rüstzeiten“ summieren sich im Laufe des Projekts. Ein Effekt, den man leicht unterschätzt, da auch diese Zeiten nirgendwo bewusst werden. Lediglich das nächtliche Erwachen, um eine Aufgabe oder einen Gedanken zu notieren, empfindet man als störend. Akzeptiert es jedoch auch. Die gesammelte Projektplanung „am Stück“ hingegen, die tut weh, muss man sich die Zeit dafür doch irgendwo her nehmen. Dass dies nicht immer einfach ist, kann man nachvollziehen.
In unseren Projektmanagement-Seminaren diskutieren wir viel über diesen Punkt, denn das Verständnis für Aufwand und Nutzen ist wichtig, um die Instrumente des Projektmanagement gezielt einsetzen zu können, und für die Umsetzungsquote. Wir stellen dabei oft auch die Frage nach der Alternative und bitten die Teilnehmer zu unterschreiben: „Wer von Ihnen traut sich zu, alle Aufgaben seines Projekts auswendig in der richtigen Reihenfolge aufzuzählen?“ Unterschrieben hat noch nie jemand. Und über die Wirkung einer systematischen Projektplanung habe ich bis hierher noch gar nicht geschrieben: Engpässe rechtzeitig erkennen, weniger vergessen, Transparenz für Vorgesetzte …
Ihr
Holger Zimmermann
Projektmensch.
[…] “Den Zusatzaufwand spar ich mir!” […]