Aufträge sichern

Dieser Artikel erschien ursprünglich im Antikrisenblog.

Eigentlich logisch, dass man versucht so viele Aufträge wie möglich zu bekommen und erfolgreich abzuschließen. Derzeit erlebt man allerdings ein kontraproduktives Phänomen: selbst die Aufträge, die man noch erhält, kommen ins Stocken und gehen so gar manchmal noch verloren. Im alltäglichen Druck geht einfach unter, dass man Abläufe und Zusammenarbeit den veränderten Rahmenbedingungen anpassen muss. Die Systematik hierzu ist wenig kompliziert, wird derzeit allerdings gelegentlich durch hektische Betriebssamkeit ersetzt. Es ist an vielen Stellen einfach zu viel auf einmal.

1. Auftragsbearbeitung sicherstellen

Wer sich systematisch ans Werk machen will, sollte bei der Abwicklung bestehender Aufträge ansetzen. Je schneller und zuverlässiger die das Haus verlassen, desto schneller fließt Geld und desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, Folgeaufträge zu bekommen. Durch sinkende Volumen oder gar Kurzarbeit kommen bisher bewährte Abläufe häufig durcheinander. Sieben Fragen helfen, der Sache schnell auf den Grund zu gehen und zu Lösungen zu kommen:

  1. Was hat sich gegenüber „Normalbetrieb“ verändert, welche Situation finden wir vor?
  2. Was bedeutet das für die tägliche Arbeit und was sind Ursachen für positive wie negative Effekte?
  3. Welchen Zustand streben wir an? (Was macht eine gute Lösung aus?)
  4. Wie könnten wir diesen Zustand erreichen? (Ideen bitte nicht bewerten!)
  5. Welche der Lösungsideen erfüllt die Kriterien am besten?
  6. Wie setzen wir diese Lösung um?
  7. Wie stellen wir die Umsetzung sicher, selbst wenn es haken sollte?

Der Prozess der Auftragsbearbeitung reicht dabei von der Auftragsannahme bis zum Zahlungseingang. Gerade letzterer Schritt wird oft ausgeblendet und der Auftrag bereits als erledigt betrachtet, wenn er geliefert wird. Nicht selten erschrickt man, wenn man Lieferungen und tatsächliche Zahlungseingänge gegenüberstellt. Spätestens bei dieser Gegenüberstellung hat man sehr häufig eine Liquiditätsquelle entdeckt, die sich kurzfristig erschließen lässt.

Mahnbescheide kann man übrigens unkompliziert online beantragen ohne einen Anwalt damit beauftragen zu müssen: www.online-mahnantrag.de. Und das gehört (leider) zu einem guten „Forderungsmanagement“ dazu.

2. Angebotserstellung und Nachfassen

Geht man rückwärts entlang der Prozessekette, identifiziert man schnell den zweiten Hebel, der derzeit zum Engpass wird: die Angebotserstellung. Gerade Kurzarbeit reduziert den Ausstoß erheblich, ganz abgesehen davon, dass derzeit verhältnismäßig zum Kaufvolumen mehr angefragt wird, und wenn nur mehr Vergleichsangebote eingeholt werden.

Wer erst am Vertrieb ansetzt, dort für mehr Wirbel sorgt und dann die Menge der Angebote nicht bearbeiten kann, verschwendet Energie. Deshalb ist der zweite Schritt der notwendigen Anpassungen sicher zu stellen, dass die Angebotserstellung samt der Nachfassaktionen funktioniert. Denn auch Angebote, denen nicht nachgefasst wird, sind Energieverschwendung.

Neben einer Optimierung der Prozesse bzw. einer Anpassung dieser Abläufe an die veränderten Rahmenbedingungen, kann man hier auch darüber nachdenken

  1. ob die Höhe der Kurzarbeit etwa im Innendienst nicht kontraproduktiv ist, da Erfolge des Vertriebs verpuffen,
  2. ob man die Form der Angebote in bestimmten Fällen nicht vereinfachen kann, zum Beispiel durch handschriftliche Offerten (vgl. Pencil-Selling in „BestSeller!“ von Werner Berger & Angelika Rinner)
  3. ob es Menschen im Unternehmen gibt, die (wenigstens bei den einfacheren Angeboten) aushelfen können, weil am eigenen Arbeitsplatz weniger zu tun ist und
  4. ob man für solche Fälle das ein oder andere mittels einfacher Textvorlage standardisieren kann, auch falls notwendige EDV-Kenntnisse bei „Aushilfen“ fehlen.

Ebenfalls ein Denkansatz ist es, das telefonische Nachfassen an Menschen zu übergeben, die freie Kapazitäten haben. Denn ohne Angebot gilt eben in vielen Fällen, dass es auch keine Aufträge gibt.

3. Die Zahl der Angebotsgelegenheiten erhöhen

Erst wenn die oberen beiden Schritte im Griff sind, lohnt es sich wirklich an der Vetriebsfront und in Werbung zu investieren. Damit sinkt auch die Frustrationsquote der Vertriebsmannschaft, die derzeit oft zusehen muss, wie Anfragen generiert werden und der Kunde dann über fehlende Angebote klagt.

Ansätze, wie man im Direktvertrieb voran kommt, liefern diese bereits erschienenen Artikel:

Gute Geschäfte!

Ihr
Holger Zimmermann
Projektmensch.

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