Kurzfristig neues Geschäft entwickeln: "Task-Force-Management"

aus „Projektbrief – Sonderausgabe 12-08“ // Dieser Artikel erschien ursprünglich im Antikrisenblog.

„Mal angenommen das Unternehmen eines sehr guten Freundes wäre von einem plötzlichen Absatzeinbruch betroffen, wie viele Firmen derzeit. Wo sollte er ansetzen, um neue Einnahmequellen zu erschließen? Wie sollte er vorgehen? Was würden Sie ihm raten? Im Projektmanagement greift man auf die Methode des Task-Force-Management zurück, wenn schnelle Erfolge gefragt sind. Diese Methode kann auch helfen schnell neues Geschäft zu erschließen, kurzfristig die Verkaufserfolge zu steigern. Damit könnte Ihr Freund beginnen dem Absatzeinbruch entgegen zu treten.Eigentlich haben wir es nicht so mit solch modernen Ausdrücken, die oft nur Worthülsen sind. In diesem Fall ist „Task-Force-Management“ ein feststehender Begriff für die Vorgehensweise bei Projekten in Not, wenn das Erreichen der gesteckten Ziele aussichtslos erscheint. Nun hoffen wir, dass Sie noch nicht in solch einer Situation sind. Wir greifen auf diesen Ansatz zurück, da er wertvolle Hilfestellung leistet, wenn im Rahmen eines Vorhabens schnell Erfolge erzielt werden sollen. Positiv fällt dabei ins Gewicht, dass dieses Konzept die Erreichung kurzfristiger Ziele unter Berücksichtigung langfristiger Perspektiven möglich macht. So hat man die Chance kurzfristig voranzukommen ohne dadurch langfristig Schaden anzurichten.

Das Task-Force-Management ruht im wesentlichen auf drei Säulen:

  1. Bündele die Energie: vereine die besten Menschen
  2. Richte die Energie: erteile einen klaren Auftrag
  3. Bring die Energie auf die Straße: sorge dafür, dass jeder das tut, was er tun soll

Zu jedem dieser Sätze könnte man einen kleinen Roman verfassen. Um beim ersten Punkt anzufangen: „vereine die besten Menschen“ hat nichts damit zu tun, einen Arbeitskreis zu gründen und dann die normale Arbeit weiterlaufen zu lassen. Man spricht hier in diesem Fall von der reinen Projektorganisation. Das bedeutet, dass die Menschen, die man auf diese Aufgabe ansetzt, sich nach ihrer Beauftragung ausschließlich darum kümmern. Und damit beginnt die Herausforderung, hat doch jeder noch etwas anderes zu tun. Macht man sich jedoch klar, was es bedeuten würde, wenn diese Task-Force nicht den gewünschten Erfolg bringt, fällt es vermutlich weniger schwer, das ein oder andere Projekt mit weniger Personal voranzutreiben und dafür der Task-Force beste Voraussetzungen zu verschaffen. Kurz: wer es ernst meint, wird einen Weg finden, die richtigen Leute frei zu bekommen und auf diese Aufgabe anzusetzen.

Bei der Zusammensetzung solcher Teams ist es wichtig, offene Menschen zu finden, die etwas aufbauen wollen und die sich leicht tun, im Rahmen einer vorhandenen Strategie eigene Teilstrategien zu entwickeln. Menschen, die gerne an Bekanntem und Bewährtem festhalten sind in solchen Runden eher falsch am Platz, da sonst zu viel Energie auf das Ausräumen von inneren Blockaden verwendet werden muss, die dann für kreativ konstruktive Arbeiten fehlt. Impulse von außerhalb des angestammten Geschäftsbereichs oder gar der eigenen Firma sind wesentlich. Diese können entweder über feste externe Mitglieder im Projektteam eingebunden werden oder zum Beispiel über gezielte Impulsvorträge und -Workshops mit externer Beteiligung. So kommt neues Wissen in das Unternehmen, das kreative Leistungen ermöglicht.

Für die Richtung der Energie ist es wichtig, einen klaren Auftrag zu erteilen. In der Praxis wird über diesen Punkt aus unserer Erfahrung heraus leider zu schnell hinweg gegangen. Allerdings ist es genau dieser Punkt, der zu Reibungsverlusten im weiteren Verlauf eines Projekts führt. Gerade wenn man schnelle Erfolge will, blockiert man sich dabei. Deshalb gilt es hier klar und eindeutig zu formulieren:

  • Was ist der Auftrag?
  • Was genau soll erreicht werden?
  • Was wird nicht erwartet?

Bei der Formulierung des darauf aufbauenden Ziels hilft die Abkürzung „S.M.A.R.T.“: spezifisch, messbar, anspruchsvoll, realistisch und mit einem Termin versehen gelten Ziele als hilfreich. Gerade bei der Messbarkeit versuchen sich Projektteams oft zu drücken, jedoch ist das, was man messbar machen kann oft das, was greifbar ist. Umgekehrt gilt in vielen Fällen, dass das, was man nicht messbar machen kann, noch nicht wirklich verstanden ist.
Neben der schriftlichen Fixierung des Ziels ist auch ein gemeinsames Verständnis der Angelegenheit wichtig. Eine einfache Prüfung, ob es ein solch gemeinsames Verständnis gibt, können Sie durchführen, indem Sie jedes Mitglied der Task-Force für sich das Ziel formulieren lassen und anschließend die Unterschiede in den Formulierungen thematisieren und abgleichen.

So könnte der Auftrag für Ihre Task-Force lauten:
Bis zum 31. Juli 2009 ist eine Branche identifiziert, die ein Wachstum von mindestens 1% in den kommenden drei Jahren verspricht, und in der wir einen konkreten Bedarf in Höhe von mindestens 1 Mio. € decken können. Eine wesentliche Leistung bzw. ein Produkt für diese Branche sind bis zu diesem Zeitpunkt definiert (Produkt, Leistung, Service, Vertriebsargumentation, Preis) und bei mindestens fünf Kunden haben wir erste Produkte im Einsatz. Die Vertriebsmannschaft für diese Branche ist ausgewählt, die Integration mit dem bestehenden Vertrieb geklärt und die Mitarbeiter sind im Verkauf des Produkts geschult. Kennzahlen für die Erfolgsmessung im Vertrieb sind vereinbart und werden monatlich überprüft.

Bleibt noch der dritte Punkt: wie bringt man die Energie auf die Straße? Aus unserer Sicht sind dazu mindestens drei Dinge notwendig:

  • man muss wissen, was alles zu tun ist,
  • man muss abstimmen, wer was macht, und
  • die Umsetzung steuern

Am einfachsten herausfinden, was man alles tun kann, kann man mit einem Projektstrukturplan, der hilft, alle Arbeitspakete zu identifizieren. Auf dieser Basis lässt sich dann sehr einfach Verantwortung zuordnen und das weitere Vorgehen abstimmen. Wer einen Zeitplan erstellen will, hat mit dem Strukturplan gleich die Grundlage in Händen. Über eine regelmäßige (kurze) Statusbesprechung, in der die erreichten Ergebnisse ehrlich bewertet, Reaktionen auf Ungeplantes ernsthaft aufgegriffen und das weitere Vorgehen gemeinsam vereinbart werden, lässt sich das Umsetzen auf stabile Beine stellen.“


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6 Gedanken zu “Kurzfristig neues Geschäft entwickeln: "Task-Force-Management"

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